In SAP Business One stehen stehen zwei Optionen für die Bestandsbewertung zur Auswahl: die kontinuierliche Bestandsführung und die nicht-kontinuierliche Bestandsführung.

Die kontinuierliche Bestandsführung spiegelt den Wert von Bestandsbuchungen in Form von Finanztransaktionen im Finanzbuchhaltungssystem wider. Solche Finanztransaktionen werden ausgeführt, wenn als Lagerartikel definierte Artikel in den Bestand eingehen oder aus dem Bestand freigegeben werden.

Bei der kontinuierlichen Bestandsführung wirken sich Bestandsbuchungen sowohl auf die Lagerbestände als auch auf den Bestandswert aus. Im Hauptbuch werden automatische Journalbuchungen für die Änderungen im Bestandswert angelegt.

Die zweite Option ist die Verwendung einer nicht-kontinuierlichen Bestandsführung, bei der durch Verkaufs-, Einkaufs-, Bestands- und Produktionstransaktionen automatisch Bestandstransaktionen angelegt werden, die sich nur auf die Bestandshöhen und nicht auf den Bestandswert auswirken.  Transaktionen in einer nicht-kontinuierlichen Bestandsführung generieren keine direkten, bestandsrelevanten Finanzbuchungen im Hauptbuch.  Mithilfe der verschiedenen Bestandsberichte können Sie jedoch eine Schätzung des Bestandswerts erhalten.

Die kontinuierliche Bestandsführung muss vor der Buchung der ersten Transaktion aktiviert werden. Nach der Buchung der ersten Bestandstransaktion ist die Option zur Auswahl zwischen einer kontinuierlichen und nicht-kontinuierlichen Bestandsführung deaktiviert, die getroffene Einstellung kann nicht mehr verändert werden.

Ist die kontinuierliche Bestandsführung aktiviert, so können Artikel nach den Bewertungsverfahren Fifo, Gleitender Durchschnitt und Standardpreis bewertet werden. Die Bewertung kann auf Firmenebene, auf Lagerebene oder auf Serien-/Chargenebene stattfinden.

Die kontinuierliche Bestandsführung erzeugt eine verursachungsgerechte Verbuchung von Materialaufwand. Bestandstransaktionen wirken sich sowohl auf den Lagerbestand als auch auf den Bestandswert aus. Im Hauptbuch werden automatische Buchungen angelegt. Lagerbestand und Bestandswert sind aktuell, wenn die Buchung von Wareneingang und Eingangszahlung zeitnah erfolgt.

Einkäufe von bestandsgeführten Artikeln werden auf ein sogenanntes Warenbestandskonto gebucht. Der Materialaufwand wird erst gebucht, wenn die Artikel das Lager verlassen und an Kunden geliefert werden oder im Produktionsprozess verbraucht werden. Gleichzeitig wird gegen das vorab bebuchte Warenbestandskonto gebucht, also dieses um die auszuliefernden oder verbrauchten Artikel reduziert. Auslöser hierfür kann beispielsweise die Lieferung oder die Ausgangsrechnung (ohne den vorherigen Beleg Lieferung) sein sowie die retrograde oder manuelle Entnahme im Produktionsprozess.

Die kontinuierliche Bestandsführung erfordert eine bestimmte Disziplin der Buchungen, denn Wareneingänge und Eingangsrechnungen für Artikel sollten entsprechend des Geschäftsmodells zeitnah gebucht werden, um die Artikel in SAP Business One mit richtiger Bewertung nutzen zu können. Erfolgt die Buchung einer Eingangsrechnung nach dem Verkauf des Artikels und weicht der Einkaufspreis von dem im Wareingang gebuchten Preis ab, so bucht SAP Business One automatisch eine Korrekturposition. Buchhalterisch und bewertungsseitig ist damit alles richtig. Passiert dies jedoch oft, wird die Komplexität der Buchhaltung durch zusätzliche Buchungen erhöht, was den Zeitaufwand für die Nachvollziehbarkeit der Buchungen verlängern kann. Gleiches gilt für negative Warenbestände: diese sind möglich, aber nicht zu empfehlen, weil hierdurch ebenfalls die Komplexität der Buchungen steigt und die Nachvollziehbarkeit erschweren kann.

• Anzahl der gelagerten Artikel sind bekannt
• Bestandswert ist transparent
• Materialaufwand wird verursachungsgerecht gebucht
• negative Bestände sind nicht zu empfehlen
• Wareneingänge und Eingangsrechnungen sollten entsprechend des Geschäftsmodells zeitnah gebucht werden

Bei der nicht-kontinuierlichen Bestandsführung geben Verkaufs-, Einkaufs-, Bestands- und Produktionstransaktionen zwar die Bestandshöhen wieder, generieren aber keine direkten, bestandsrelevanten Finanzbuchungen im Hauptbuch. Der Bestandswert eines Artikels wird daher nicht bei jeder Bestandsfreigabe und jedem Bestandszugang neu bewertet.

Beim Einkauf von bestandsgeführten Artikeln löst der Wareneingang eine Buchung des Materialaufwands aus. Der Materialaufwand fällt also zum Zeitpunkt des Einkaufs an. Bei der kontinuierlichen Bestandsführung fällt er zum Zeitpunkt der Lieferung an den Kunden oder des Verbrauchs im Produktionsprozess an. Die Folge aus der nicht-kontinuierlichen Bestandsführung ist, dass in bestimmten Zeitabständen (monatlich/quartalsweise/jährlich) der Bestandswert manuell über Bestandsänderungsbuchungen korrigiert werden muss, nur dann ist in der Bilanz der richtige Lagerwert enthalten.

• Anzahl der gelagerten Artikel sind immer bekannt
• Bestandswert steht nur zum Ende einer Periode richtig in der Bilanz, wenn Bestandsänderungsbuchungen vorgenommen wurden
• Materialaufwand stimmt erst am Ende der Periode zu den verursachten Lagerabgängen
• negative Bestände sind möglich