Übernahme von historischen Ausgangsrechnungen und Ausgangsgutschriften aus Altsystemen mit Hilfe von statistischen Belegen

Übernahme von historischen Ausgangsrechnungen und Ausgangsgutschriften aus
Altsystemen mit Hilfe von statistischen Belegen

Ein neues ERP muss stets kundenindividuell eingerichtet und konfiguriert werden.
Hierzu gehört insbesondere das Anlegen von Stammdaten (Artikel, Kunden und Lieferanten) sowie von bestehenden Belege sogenannte Bewegungsdaten.

ERP-Anbieter liefern zwar meistens eine Möglichkeit für den Import von Stammdaten, ein Import von Bewegungen ist jedoch häufig nicht vorgesehen. Dies ist unbefriedigend, weil man so beispielsweise den letzten Preis für ein neues Angebot aus dem Altsystem oder einem Excel beziehen muss und auch die Vertriebsstatistiken vor der ERP-Einführung bzw. vor dem ERP-Wechsel fehlen. Hat ein Kunde eine Frage zu einer alten Rechnung, dann ist die Recherche schnell sehr zeitaufwändig.

In die SAP Business One Cloud lassen sich statistische Belege importieren, danach im SAP Business One unmittelbar einsehen und zusammen mit neuen Vertriebsbelegen berichten.

Ein vollständiger Datensatz umfasst die folgenden Kopfinformationen:

• Belegtyp: Ausgangsrechnung oder Ausgangsgutschrift

• Belegnummer: Aus dem Altsystem

• Buchungsdatum

• Belegdatum

• Kundennummer

• Kundenname

• Alte Kundennummer

• Referenznummer

• Vertriebsmitarbeiter

• Eigentümer

• Belegwährung

• Wechselkurs

• Rabatt [EUR]

• Steuer [EUR]

• Gesamt [EUR]

• Fracht [EUR]

• Ust. Satz Fracht [EUR]

• Ust. Betrag Fracht [EUR]

• Bemerkungen

Die Übernahme erfolgt auf Zeilenebene, so dass die Statistiken nicht nur für Kunden, sondern auch für Artikel (inkl. der alten Artikelnummer) erhalten bleiben. Auf der Ebene der Zeilen können folgende Informationen importiert werden:

• Artikelnummer

• Artikelbeschreibung

• Alte Artikelnummer

• Menge

• ME-Name

• Stückpreis [EUR]

• Preis nach Rabatt [EUR]

• Rabatt %

• Zeile Gesamt [EUR]

• Ust. Satz

• Ust. Betrag [EUR]

• Freitext

Die Altbelege beinhalten steuerlich-relevante Informationen und müssen nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführungen weiterhin archiviert bleiben.

Statistische Belege dienen lediglich der internen Verwendung.