SAP Business One Cloud für Dienstleistungsunternehmen

SAP Business One Cloud für Dienstleistungsunternehmen

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SAP Business One für Dienstleistungsunternehmen

SAP Business One Cloud wird gerne von Unternehmensberatungen, IT-Dienstleistern oder Ingenieurbüros eingesetzt. Kontinuierlich steigt der Wettbewerbs- und Preisdruck, ebenso die Kundenanforderungen an Leistung und Schnelligkeit. SAP Business One unterstützt Dienstleistungsunternehmen – automatisiert, zentral gesteuert und in Echtzeit. Insbesondere in der Rechnungsstellung und innerhalb des Projektcontrollings bietet SAP Business One Cloud für Dienstleistungsunternehmen maßgeschneiderte optimierte Prozesse.

Rechnungsstellung vereinfachen und Forderungen transparent halten

Dienstleistungsunternehmen erstellen üblicherweise Rechnungen nicht am selben Tag der Leistungserbringung. Meistens werden zu einem bestimmten Stichtag die Leistungen der vergangenen Leistungsperiode abgerechnet. Mit SAP Business One lassen sich Rechnungen einfach erzeugen, indem man entweder eine neue Rechnung aus einem Vorgängerbeleg (bspw. Kundenauftrag) kopiert oder sich auf einen Rahmenvertrag bezieht. Auch aus Arbeitszeitblättern lassen sich Rechnungen einfach erzeugen.

Der SAP Business One Mailer generiert aus Rechnungen PDFs und stellt diese automatisch in den Anhang einer entsprechenden Email. Auch eine Beschreibung der erbrachten Leistungen lässt sich einfach in den Anhang aufnehmen. Der Versand der Rechnung erfolgt wahlweise manuell oder auch automatisch,

Neben der intuitiven Rechnungserstellung, verfügt SAP Business One über eine Kontoauszugsverarbeitung, die es ermöglicht Ein- und Auszahlungen maschinell einzulesen. In einem systemseitigen Abstimmungsprozess erfolgt die Zuordnung von zuvor gestellten Ausgangsrechnungen mit den jeweiligen Eingangszahlungen bzw. von Eingangsrechnungen mit den jeweiligen Ausgangszahlungen. Nach einer erfolgreichen Zuordnung werden bezahlte Rechnungen geschlossen und aus der Liste mit offenen Posten entfernt.

Nicht bezahlte Ausgangsrechnungen verbleiben in der offenen Postenliste, so dass jederzeit eine hohe Transparenz über die Forderungen besteht. Der Mahnassistent wertet diese Liste aus und erzeugt für verschiedene Mahnstufen entsprechende Mahnvorschläge.

Arbeitszeiten erfassen und in Rechnung stellen

Dienstleister fakturieren regelmäßig erbrachte Leistung nach Aufwand (“Time and Material”). Aus diesem Grund benötigen sie zumeist eine Arbeitszeiterfassung (PZE). Am Markt haben sich verschiedene Anbieter für das Thema Arbeitszeiterfassung bereits etabliert. Optimal ist es, wenn die Daten aus der bestehenden Anwendung zur Arbeitszeiterfassung automatisiert in SAP übernommen werden. Dafür gibt es eine Lösung:

SAP Business One Cloud verfügt über einen Cloud-Adapter, der sich leicht an eine bestehende Arbeitszeiterfassung anschließen lässt. So können über eine Cloud-Cloud-Verbindung Arbeitszeiten in SAP Business One Arbeitszeitblätter übertragen und sogar vorerfasste Rechnungen im SAP erzeugt werden. Durch diese Schnittstellen wird die Zeit für die Übernahme von Arbeitszeiten sowie für die Rechnungsstellung verringert und gleichzeitig die Qualität durch die Vermeidung von manuellen Übernahmefehlern gesteigert. Folgende Lösungen sind bereits an die SAP Business One Cloud angebunden und können sofort genutzt werden: www.timebutler.de und www.clockodo.com.

Die erbrachte Leistung wird von Dienstleistern häufig in einer Leistungsbeschreibung dokumentiert. Diese Beschreibung wird üblicherweise in den Anhang einer Rechnung gestellt, damit der Kunde nachvollziehen kann, welche Aufwände für welche Leistungen entstanden sind. SAP Business One verfügt über Templates für den Rechnungsdruck und für die Leistungsbeschreibungen, welche ggfs. an kundenindividuelle Anforderungen angepasst werden können. Wird eine Anwendung zur Arbeitszeiterfassung eingesetzt, so kann die Leistungsbeschreibung direkt aus dieser Lösung übernommen und in den Anhang der Rechnung gestellt werden.

Angebote schreiben und kalkulieren

SAP Business One Cloud für Dienstleistungsunternehmen beinhaltet diverse Features, die die Kalkulation und die Erstellung von Angeboten deutlich professionalisiert und vereinfacht. In SAP Business One kann das Angebot Leistungen in Form von Artikeln, aber auch in Form von s.g. Service-Artikeln (mit beschreibendem Text) beinhalten. Die Angebotskalkulation erlaubt eine Bruttogewinnermittlung, sofern entsprechende Artikel oder Dienstleistungen von Lieferanten bezogen werden. Für die Vertragsverwaltung beinhaltet SAP Business One Rahmenverträge. In diesen Rahmenverträgen werden für konkrete Geschäftspartner Abnahmemengen festgehalten. Einzelne Rechnungen können sich stets auf den vereinbarten Rahmenvertrag beziehen. Im Hintergrund werden die entsprechenden Abrufe festgehalten.

Kalkulationen mit SAP Business One

Controlling von Projekten und Mitarbeitern

Dienstleister werden häufig von ihren Kunden für Projekte mit einem definierten Start- und Enddatum beauftragt. SAP Business One verfügt über ein eigenes Projektmodul, das das Projektcontrolling ermittelt. Einzelne Belege, aber auch Arbeitszeiten können auf dieses Projekt geschrieben werden. In Verbindung mit einem Rahmenvertrag lassen sich auch Plan-Stunden ggfs. für verschiedene Senioritätsstufen beplanen. Diese Instrumente erzeugen eine solide Datengrundlage. Im Rahmen eines Projektcontrollings können Projekte gezielt im Hinblick auf folgende Kennzahlen ausgewertet werden:

  • Plan- vs. Ist-Arbeitszeit
  • Plan- vs. Ist-Umsatz
  • Plan- vs. Ist-Kosten
  • Rohertrag: Umsätze vs. Kosten

Für Dienstleistungsunternehmen mit Beratern bietet es sich an, Kostenstellen für die jeweiligen Berater anzulegen. So können erbrachte Leistungen und entstandene Kosten gemeinschaftlich betrachtet und der Beitrag zum Unternehmenserfolg pro Mitarbeiter bemessen werden.

Integrierte Lösungen realisieren Vorteile

SAP Business One enthält eine integrierte Finanzbuchhaltung. Jeder steuerlich-relevante Beleg erzeugt im Hintergrund automatisch einen Buchungssatz “Soll an Haben”. Digitalisierte Belege müssen daher kein zweites Mal (im Notfall oft manuell) digitalisiert werden. Aus diesem Grund bietet sich ein Export der Buchungssätze zur Weiterverarbeitung durch den Steuerberater mit Hilfe der bereits vorhandenen DATEV-Schnittstelle an.

An die SAP Business One Cloud lassen sich auch CRM-Systeme anbinden. In diesem Fall erfolgt üblicherweise die Angebotserstellung im CRM. Resultierende Kundenaufträge werden im SAP Business One verwaltet. Die übernommen Arbeitszeiten (PZE) werden in SAP Business One mit entsprechenden Dienstleistungsartikeln zusammengeführt und in Rechnung gestellt. So laufen alle Informationen in einem end-to-end vollintegriertem System zusammen: Die SAP Business One Cloud.

 

Kundenreferenzen

Schneider Dokumentation
Branche:
Technische Dokumentation

Das Unternehmen, mit Sitz in Bad Friedrichshall in Baden-Württemberg, gewann 2020 den „Global CEO Excellence Award“ in der Kategorie „Best Technical Documentation CEO 2020“. Schneider Dokumentation erstellt professionelle technische Dokumentationen.

GTS Teamlabs Kft
Branche:
SAP Beratung, Softwareentwicklung und Schulung

Aufgrund knapp 15-jähriger Berufserfahrung agiert GTS Teamlabs GmbH überaus erfolgreich im Bereich SAP Global Trade Services (SAP GTS). SAP GTS automatisiert internationale Handelsprozesse und gewährleistet die rechtliche Sicherheit innerhalb internationaler Transaktionsgeschäfte.

hard & softWERK
Branche: Softwareentwicklung

Hard & softWERK entwickelt mit modernen Entwicklungswerkzeugen und Methoden. Modulare Strukturen und Nutzung von standardisierten Schnittstellen sind selbstverständlich. Damit können verschiedenste Projektanforderungen abgebildet und individuell angeboten werden.

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