Pflicht zur E-Rechnung ab 2025: Was Sie jetzt wissen müssen

Keine Sorge, Sie sind nicht allein: Dass die E-Rechnung ab 2025 Pflicht wird, sorgt bei vielen erstmal für Stress. Große wie kleine Unternehmen sind von der Einführung der E-Rechnung betroffen. Mit der Verpflichtung, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu empfangen, kommt eine grundlegende Veränderung auf die B2B-Welt zu. In diesem Beitrag beantworten wir die häufigsten Fragen zur E-Rechnung, um Ihnen zu helfen, sich zu orientieren und Ihnen so den Übergang zu erleichtern.

1. Was ist eine E-Rechnung?

2. Für wen gilt die E-Rechnungspflicht ab 2025?

3. Ab wann wird die E-Rechnung Pflicht?

4. Gibt es Übergangsfristen?

5. Gibt es Ausnahmen?

6. Gibt es Unterschiede zwischen einer E-Rechnung und einer PDF-Rechnung?

7. Wie sieht eine E-Rechnung aus?

8. E-Rechnung Programm: Welche Software oder Tool benötige ich für E-Rechnungen?

9. Welche E-Rechnungsformate gibt es?

10. Wie stelle ich auf E-Rechnung um?

11. Welche Vorteile hat die E-Rechnung?

12. Wie funktioniert die E-Rechnung?

13. Welche rechtlichen Vorgaben gelten für die E-Rechnung?

14. Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung nutze?

15. Fazit

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung, auch E-Invoice oder E-Invoicing genannt) ist eine Rechnung, die in einem, maschinenlesbaren Format erstellt und übermittelt wird (s. Punkt 7: Wie sieht eine E-Rechnung aus).

Wichtig: Eine PDF, eine Excel-Datei oder beispielsweise ein JPG-Bild von einer Papierrechnung sind keine E-Rechnungen.

Das sind zwar digitale Dateien, aber eine E-Rechnung muss in speziellen Formaten erstellt werden, damit die Rechnung von Software-Programmen verarbeitet werden kann. Es ist zwar möglich eine PDF von einem Tool auslesen zu lassen, allerdings ist das fehleranfällig.

Die wichtigsten Merkmale der E-Rechnung sind:

• Sie enthält sogenannte strukturierte Daten, z. B. in Form einer XML-Datei.

• Sie ist voll maschinenlesbar, kann also von entsprechenden Tools verarbeitet werden.

• Sie wird über elektronische Kanäle versendet.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht ab 2025?

Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen (B2B) tätigen. Es gibt zwar Übergangsfristen (s. Punkt 4: Gibt es Übergangsfristen?), aber diese gelten nur für das Versenden der E-Rechnung.

Wichtig: 

• E-Rechnung empfangen: Ausnahmslos und ohne Übergangsfrist ab 1. Januar 2025 verpflichtend! Auch Kleinunternehmer und Selbstständige sind davon betroffen.

• E-Rechnung erstellen bzw. versenden: Übergangsfristen bis Ende 2026 und 2027, je nach Umsatz (s. Punkt 4: Gibt es Übergangsfristen).

Für Unternehmen, die an Ausschreibungen oder Aufträgen von öffentlichen Institutionen teilnehmen, ist die E-Rechnung bereits jetzt verpflichtend.

Ausgenommen von der Pflicht sind bislang Rechnungen, die im B2C-Bereich (Business-to-Consumer) ausgestellt werden, also Rechnungen an Privatpersonen. Allerdings könnte auch dieser Bereich in Zukunft reguliert werden.

Ab wann wird die E-Rechnung Pflicht?

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt ab 2025, genauer ab dem 1. Januar 2025. Spätestens dann ist das Empfangen der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland und vielen anderen EU-Ländern verpflichtend für den B2B-Bereich.

Unternehmen, die Rechnungen mit anderen Unternehmen austauschen, müssen diese ab diesem Datum in elektronischer Form ausstellen können.

Gibt es Übergangsfristen bei der Einführung der E-Rechnung?

Ja, es gibt Übergangszeiten. ABER: Diese gelten nur für das Versenden der E-Rechnung, nicht für das Empfangen.

Heißt: Ohne Ausnahme müssen Unternehmen ab dem 1.1.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu prüfen, zu verarbeiten und zu archivieren.

Die Übergangszeiten für das Versenden von elektronischen Rechnungen gelten für:

• Unternehmen über 800.000 EUR Vorjahresumsatz bis 31.12.2026

• Unternehmen bis 800.000 EUR Vorjahresumsatz bis 31.12.2027

Gibt es Rechnungen, die von der Pflicht ausgenommen sind?

Ja, Ausnahmen bilden:

• Rechnungen unter 250 Euro

• Rechnungen an Privat-Personen (B2C)

• Rechnungen für Leistungen, die steuerfrei sind nach § 4 Nr. 8–29 UstG

• Fahrkarten

Gibt es Unterschiede zwischen einer E-Rechnung und einer PDF-Rechnung?

Ja, der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer PDF-Rechnung liegt vor allem in der Struktur der Daten (s. Punkt 7: Wie sieht eine E-Rechnung aus?)

Eine PDF-Rechnung ist ein digitales Abbild einer Papierrechnung und muss in der Regel manuell bearbeitet werden, da die Daten nicht maschinenlesbar sind. Eine PDF kann zwar von einer Software ausgelesen werden – dabei entstehen allerdings Fehler, da PDFs dafür nicht optimiert sind.

Im Gegensatz dazu enthält eine E-Rechnung strukturierte Daten (z. B. im XML-Format), die von der Software automatisch gelesen und verarbeitet werden können. Dies ermöglicht eine vollautomatische Weiterverarbeitung ohne manuelle Eingriffe.

Eine PDF-Rechnung oder eine Excel-Datei sind keine E-Rechnungen!

Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische, maschinenlesbare Rechnung. Sie enthält die gleichen Informationen wie eine Papier- oder PDF-Rechnung, wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag usw.

Der Unterschied liegt darin, dass die Daten in sogenannter strukturierter Form vorliegen, damit sie automatisch von Software verarbeitet werden können. Die beiden gängigen Formate sind ZUGFeRD oder XRechnung.

E-Rechnung ab 2025: So sieht eine elektronische Rechnung aus, wenn sie nicht von einer Software verarbeitet wird.

E-Rechnung Programm: Welche Software oder Tool benötige ich für E-Rechnungen?

Um E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu empfangen, benötigen Unternehmen geeignete Softwarelösungen.

Dabei gibt es verschiedene Programme, die sowohl für kleine als auch für große Unternehmen geeignet sind.

Idealerweise ist die Lösung in ein ERP-System integriert, um zu vermeiden, dass zusätzliche Tools notwendig sind.

ERP- und Buchhaltungssoftware

Viele moderne ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) und Buchhaltungsprogramme bieten mittlerweile integrierte Funktionen für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen an.

Beliebte Anbieter wie SAP, Microsoft Dynamics, DATEV und Lexware haben bereits Module entwickelt, die die Anforderungen an E-Rechnungen unterstützen.

Elektronische Rechnungen bei Kleinunternehmern und Kleinunternehmerinnen können beispielsweise über ein ERP-System wie SAP Business One abgewickelt werden. Für Solo-Selbstständige könnte unter anderem Fastbill eine gute Lösung sein.

Welche E-Rechnungsformate gibt es?

Aktuell sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD nach der EU-Norm EN-16931 zulässig.

Wie stelle ich auf E-Rechnung um?

Die Einführung der E-Rechnung in Unternehmen sollten Sie sorgfältig planen. Lassen Sie sich dabei vom Anbieter Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihres ERP-Systems beraten.

Hier ist eine Checkliste mit den wichtigsten Schritte:

1. Bestandsaufnahme der aktuellen Prozesse: Sie sollten zunächst prüfen, wie Ihre aktuellen Rechnungsprozesse aussehen. Welche Systeme werden genutzt? Welche Art von Rechnungen wird verschickt? Welche Datenquellen werden genutzt? Gibt es bereits ein ERP-System? Kann dieses System eine E-Rechnung verarbeiten? Ziehen Sie im Zweifel externe Beratung hinzu.

2. Auswahl der richtigen Software: Nun müssen Sie eine Softwarelösung auswählen, die die Anforderungen an die E-Rechnung erfüllt. Hierbei sollte auf die Kompatibilität mit bestehenden Systemen geachtet werden. Idealerweise gibt es in Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem ERP-System bereits ein entsprechendes Tool.

3. Schulung der Mitarbeiter: Die Einführung der E-Rechnung erfordert, dass Mitarbeiter in den neuen Prozessen geschult werden. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten den Umgang mit der neuen Software erlernen und verstehen, wie E-Rechnungen verarbeitet werden.

4. Testphase: Vor der vollständigen Umstellung sollten Sie eine Testphase durchführen, um sicherzustellen, dass alle Systeme reibungslos funktionieren und die E-Rechnungen korrekt verarbeitet werden.

Welche Vorteile hat die E-Rechnung?

Unabhängig davon, dass die E-Rechnung ab 2025 zur Pflicht wird, ist es sinnvoll, auf E-Rechnungen umzustellen. Hier sind einige Vorteile der elektronischen Rechnungsumstellung:

• Effizienzsteigerung: Da E-Rechnungen maschinenlesbar sind, können sie ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlern. Die Effizienz im Rechnungswesen steigt dadurch deutlich.

• Kostenersparnis: Unternehmen sparen erhebliche Kosten für Druck, Papier, Porto und Lagerung. Archivierung und Aufbewahrung der elektronischen Rechnung sind deutlich leichter. Zudem können Rechnungen schneller verarbeitet und bezahlt werden, was den Cashflow verbessert.

• Transparenz und Sicherheit: E-Rechnungen bieten eine höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit, da alle Daten strukturiert vorliegen und leicht überprüfbar sind. Zudem erfüllen E-Rechnungen hohe Sicherheitsstandards, die den Schutz sensibler Daten gewährleisten.

• Nachhaltigkeit: Der Umstieg auf E-Rechnungen reduziert den Papierverbrauch und schont damit die Umwelt. Die Digitalisierung von Prozessen ist ein wichtiger Schritt in Richtung nachhaltiger Unternehmensführung.

Wie funktioniert die E-Rechnung?

Die E-Rechnung funktioniert auf Grundlage von standardisierten, elektronischen Formaten, die für maschinelle Verarbeitung optimiert sind. Im Wesentlichen durchläuft eine E-Rechnung folgende Schritte:

• Erstellung: Die Rechnung wird in einem sogenannten strukturierten Format (z. B. XML) erstellt. Diese Struktur stellt sicher, dass alle relevanten Informationen, wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge, Steuerinformationen usw., in einem klar definierten Format vorliegen.

• Übermittlung: Die Rechnung wird über elektronische Kanäle versendet.

• Empfang und Verarbeitung: Der Empfänger kann die E-Rechnung direkt in sein Buchhaltungs- oder ERP-System einlesen. Da die Daten maschinenlesbar sind, erfolgt die Verarbeitung automatisch und ohne manuelle Eingriffe.

• Archivierung: Elektronische Rechnungen müssen, wie herkömmliche Rechnungen, über mehrere Jahre hinweg archiviert werden. Dies kann jedoch vollständig digital erfolgen, was Kosten für Papier und Lagerung bei der Aufbewahrung der E-Rechnung spart.

Welche rechtlichen Vorgaben gelten für die E-Rechnung?

Die rechtlichen Vorgaben zur E-Rechnung sind klar definiert und beruhen auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie dem deutschen E-Rechnungsgesetz.

Zu den wichtigsten Punkten gehören:

• Formate: E-Rechnungen müssen in einem strukturierten, elektronischen Format vorliegen. In Deutschland sind das ZUGFeRD und XRechnung gängige Formate.

• Übermittlung: Die Übermittlung muss über sichere Kanäle erfolgen, die den Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit genügen, z. B. über das PEPPOL-Netzwerk.

• Inhalt: E-Rechnungen müssen alle gesetzlich geforderten Informationen enthalten, wie Rechnungsnummer, Datum, Steuersätze, Beträge und eine klare Identifizierung des Rechnungsstellers und Empfängers.

• Aufbewahrungspflicht: Auch E-Rechnungen unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, d. h., sie müssen in einem revisionssicheren Format archiviert werden.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung nutze?

Unternehmen, die ab dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnungen verwenden, laufen Gefahr, rechtliche Konsequenzen zu tragen.

Je nach Land und Gesetzgebung kann dies zu Geldbußen führen oder dazu, dass Rechnungen nicht anerkannt werden und nicht beglichen werden müssen.

Für Unternehmen, die Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern tätigen, ist die E-Rechnung schon jetzt verpflichtend. Die Nichteinhaltung der Vorschriften kann hier zum Ausschluss von Ausschreibungen führen. Für Rechnungsstellungen bei öffentlichen Auftraggebern empfiehlt es sich XRechnung zu nutzen, da die meisten öffentlichen Institutionen mit diesem Format arbeiten. 

Fazit

Dass die E-Rechnung ab 2025 verpflichten ist, stellt einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Prozessoptimierung in Unternehmen dar. Unabhängig von gesetzlichen Vorschriften hilft es Ihrem Unternehmen digitaler, schneller und kostengünstiger Rechnungen zu verarbeiten.

Übergangsfristen gibt es für das Versenden bzw. Ausstellen von elektronischen Rechnungen.

Aber ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen (ausgenommen B2C) in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen. Langfristig wird die E-Rechnung den Standard in der Geschäftskommunikation darstellen.

Wer frühzeitig investiert, profitiert von den Vorteilen eines schlankeren und effizienteren Rechnungswesens.