Mit der Eingangsrechnungserkennung Zeit sparen und Fehler reduzieren

Eingangsrechnungen maschinell auslesen und in der SAP Business One Cloud einbuchen

Rechnungen von Lieferanten sind komplex und beinhalten häufig mehr als 100 Felder. Das Abtippen von Eingangsrechnungen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig.

Die SAP Business One Cloud bietet einen Dienst zur Dokumentenerkennung. Dieser Dienst erlaubt das maschinelle Auslesen von Dokumenten und die Überführung in kaufmännische Belege. Im Einzelnen werden Informationen zum Rechnungskopf (Kreditor, Buchungsdatum, usw.) sowie die einzelnen Rechnungspositionen (Artikel, Mengen und Preise) erkannt.

App für Eingangsrechnungserkennung

Die SAP Business One Cloud verfügt über eine App, mit welcher man Dokumente (meist PDFs) hochladen kann. Es erfolgt eine maschinelle Dokumentenerkennung. In Echtzeit erhält die App ein Belegergebnis, welches Side by Side (SBS) dem Original gegenübergestellt wird. Der Anwender spart Zeit für die manuelle Eingabe.

Er kann alle erkannten Informationen vergleichen, ggfs. Fehler korrigieren und Ergänzungen vornehmen. Außerdem kann zwischen Rechnungen mit Artikel- und Servicebezug gewählt werden.

Belegreferenzen herstellen

Die Dokumentenerkennung erlaubt auch das Herstellen eines Bezugs zu Vorgängerbelegen. So zeigt die App offene Bestellungen und Wareneingänge zum erkannten Lieferanten auf. Positionen dieser Belege lassen sich den Positionen der erkannten Eingangsrechnungsrechnung zuordnen, so dass diese Positionen referenziert und als geschlossen gebucht werden.

Die App zeigt ferner auf, ob sich der Preis gegenüber der Bestellungen verändert hat.

Sachkonten, Kostenstellen und Projekte

Sachkonten, Kostenstellen und Projekte können auf Zeilenebene ergänzt werden. Dabei muss der Anwender die jeweiligen Ausprägungen nicht kennen. Er kann diese Informationen direkt aus vergangenen Rechnungen übertragen. Das parallele Öffnen dieser Belege ist im Standard SAP UI nicht notwendig.

SAP Business One Einkaufsprozess und kontinuierliche Qualitätsverbesserung

Die Eingangsrechnung kann wahlweise als Beleg gebucht oder als Entwurf erstellt werden. Sollte ein Berechtigungsprozess für Eingangsrechnungen konfiguriert sein, so wird dieser Berechtigungsprozess im SAP Business One aktiv.

Die Genauigkeit der künstlichen Intelligenz (KI) verbessert sich kontinuierlich. Jedes erkannte Dokument hilft der KI sich weiter zu verbessern, denn die KI lernt und verbessert sich dabei stetig.