Mit SAP Business One die Herausforderungen im Handel meistern
Unternehmen im Handel vertreiben beispielsweise Konsumgüter aus den Branchen Elektronik, Kosmetik, Lebensmittel, Möbel oder Bekleidung. Sie durchbrechen gerne die klassische Trennung in Groß- und Einzelhandel, da sie meistens Einzelhändler (B2B) beliefern, aber auch durch den Einsatz von E-Commerce Lösungen direkt an Endkunden (B2C) verkaufen. Der Aufbau der Eigenmarken hat dabei eine große Bedeutung.
Verschiedene Absatzkanäle erzeugen eine Vielzahl an Belegen, die sich nicht mehr mit Word und Excel beherrschen lassen. Eine zentrale Herausforderung für den Handel ist insbesondere die Überwachung, Planung und Kommunikation des Lagerbestands. Meistert man diese Herausforderung nicht, so wird man von Geschäftspartnern sehr schnell abgestraft, was sich in späteren Umsatzeinbußen widerspiegelt.
Eine einheitliche ERP-Lösung schafft Transparenz in jedem Unternehmen, da alle Unternehmensdaten zentral zusammengeführt werden. Dank der Vernetzung durch die Cloud haben alle Mitarbeiter einen einheitlichen Informationsstand. Zudem schafft die nahtlose Anbindung an andere Cloud-Anwendungen (Webshops, Marktplätze usw.) Vorteile gegenüber dem Wettbewerb.
Strukturierte Geschäftsabläufe
SAP Business One verfügt über eingebaute Prozesse im Handel, welche sich sofort nutzen lassen und so für strukturierte Geschäftsabläufe sorgen. Das ERP-System beinhaltet alle wesentlichen Unternehmensdaten, managebar über Dashboards, die sich von jedem User mithilfe einer vorgefertigten Bibliothek an Kennzahlen erstellen lassen. SAP Business One ermöglicht eine detaillierte Berichterstellung auf Basis von Echtzeitdaten, wahlweise individuell oder anhand zeitsparender und standardisierter Vorlagen.
Mit Analytics und Reporting den Überblick wahren
Je mehr Kunden und Bestellungen, desto größer die Gefahr den Überblick darüber zu verlieren. SAP Business One führt alle wichtigen Informationen aus Vertrieb, Kundenmanagement, operativem Geschäft und Finanzmanagement zusammen und stellt sie unternehmensweit zur Verfügung. Anstatt in mehrere Excel-Tabellen, werden die Daten in dem vollintegrierten System zentral hinterlegt. Die Essenz daraus: Zuverlässige Daten, sinkende Fehlerquoten und demzufolge sinkende Kosten.
Vertrieb effizient gestalten
Der Vertrieb benötigt Informationen zu Kunden und Artikeln, um Kundentermine ordnungsgemäß vorbereiten zu können. Die SAP Business One Sales App für Tablets und Smartphones ermöglicht einen Zugriff auf diese Stammdaten von überall und in Echtzeit. Beim Termin mit dem Kunden können unmittelbar Angebote und Aufträge angelegt und nahtlos vom Außendienst an den Innendienst weitergegeben werden. Der Lagerbestand, Lieferungen und Rechnungen lassen sich immer und überall einsehen, sodass beim Kundenbesuch Rückfragen zu bspw. Lieferdaten unmittelbar beantwortet werden können. Anhand von individuell anpassbaren Dashboards in der App lässt sich der Vertrieb steuern.
Online-Marktplätze
Online-Marktplätze haben heutzutage im Handel einen enormen Stellenwert erreicht. Die Ansprache der Endkunden (B2C) bspw. durch den Einsatz von E-Commerce erlaubt eine enge Kundenbindung und Erkenntnisse über den Endkunden fließen häufig in die Produktentwicklung mit ein. Erfahrungsgemäß nutzen viele Unternehmen jedoch gar keinen oder nur einen Online-Marktplatz – obwohl der Erschließung weiterer Marktplätz durch die bereits vorhandenen Artikelstammdaten theoretisch nichts im Weg steht. Mit SAP Business One wird der Aufbau eines homogenen Artikelstamms leicht gemacht: Der Artikelstamm lässt sich einfach pflegen, Artikel können bequem dupliziert werden, es besteht die Möglichkeit einer Anlage von Vorlageartikeln und es können gesonderte Preislisten für Online-Marktplätze angelegt werden.
Mit dem Integration Hub von SAP Business One ist eine Anbindung von Online-Marktplätzen wie bspw. Shopify, Magento und WooCommerce bereits im Standard enthalten. Mit den Online-Marktplätzen geht auch das Mahnwesen einher. SAP Business One verfügt hierfür über einen eingebauten Mahnungsassistenten, der bis zu drei Mahnstufen unterstützt.
Einkauf vereinfachen
Beschaffungsprozesse, Preisfindung und Lieferantenanfragen benötigen klar definierte Prozesse, welche von SAP Business One in jedem Schritt unterstützt werden. Echtzeitinformationen als Basis ermöglichen einen spürbar einfacheren und effizienteren Beschaffungsvorgang, welcher durch eine zentrale Bündelung der Bestellungen leicht ausgewertet und verarbeitet werden kann. Das ERP-System bietet eine optimale Transparenz über individuelle Absprachen, indem die vereinbarten Konditionen erfasst und für Vergleichsanalysen jederzeit verfügbar gemacht werden können. Für aufwändige Fertigungs- und Beschaffungsprozesse bietet SAP Business One die Möglichkeit über einen Dispositionsassistenten die Bedarfsmengen zu planen und Empfehlungen anzulegen.
Einkauf vereinfachen
Beschaffungsprozesse, Preisfindung und Lieferantenanfragen benötigen klar definierte Prozesse, welche von SAP Business One in jedem Schritt unterstützt werden. Echtzeitinformationen als Basis ermöglichen einen spürbar einfacheren und effizienteren Beschaffungsvorgang, welcher durch eine zentrale Bündelung der Bestellungen leicht ausgewertet und verarbeitet werden kann. Das ERP-System bietet eine optimale Transparenz über individuelle Absprachen, indem die vereinbarten Konditionen erfasst und für Vergleichsanalysen jederzeit verfügbar gemacht werden können. Für aufwändige Fertigungs- und Beschaffungsprozesse bietet SAP Business One die Möglichkeit über einen Dispositionsassistenten die Bedarfsmengen zu planen und Empfehlungen anzulegen.
Bestandsführung
Bei Unternehmen in der Handelsbranche ist häufig ein Streckengeschäft oder ein Fulfillment-Dienstleister bzw. ein Verteilerzentrum im Einsatz, um die Investition in ein eigenes Lager zu vermeiden. Streckengeschäfte und Fulfillment-Dienstleister lösen aber nicht alle Probleme der Bestandsverwaltung. SAP Business One als gemeinsame Datendrehscheibe macht es möglich Lagerbestände aufzunehmen, zu überwachen und an angeschlossene Systeme zu transportieren (Warenmanagement). Damit lassen sich zum einen die Bestände aus dem Streckengeschäft sowie in Konsignationslager verwalten und z.B. an einen Webshop übertragen und zum anderen die Retouren managen, die bspw. vor dem Weiterverkauf erst einmal einer Qualitätssicherung unterzogen werden sollten. Dies ermöglicht eine bedarfsorientierte Planung und hilft dadurch bspw. falsche Lieferungen zu vermeiden.
Bei Unternehmen mit einem eigenen Lager bekommt das Lagermanagement eine noch größere Rolle. Hier sind Begrifflichkeiten wie Saisonwaren, Mindestbestand, Überbestände, Maximalbestand Ist-Mengen und Soll-Mengen von zentraler Bedeutung. Vor allem im Lebensmittel- und Kosmetikhandel ist das Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) ein wichtiger Aspekt, der in SAP Business One berücksichtigt wird, indem das Lager gemäß des MHD organisiert werden kann. Um Artikel im Warenfluss vollständig nachverfolgen zu können (Traceability), werden von dem ERP-System Chargen- und Seriennummern auf der Ebene von Lagerplätzen unterstützt.
Fulfillment-Prozess
Unter dem Begriff „Fulfillment“ wird der gesamte Prozess der Auftragsabwicklung verstanden. Zu den Aufgaben im Fulfillment gehören beispielsweise:
- Annahme von Bestellungen (z.B. aus dem Webshop)
- Kommissionierung (bspw. mit einer App oder einem Scanner)
- Verpackung von Waren und Produkten (mit Qualitätssicherung z.B. Wiegen und Foto anlegen)
- Anmeldung / Abholung beim Logistik-Unternehmen
Die in SAP Business One auf mobilen Geräten integrierte App für das Lagermanagement ermöglicht eine mobile Lager- & Warenwirtschaft. Sie unterstützt alle Warenbewegungen im Lager vom Wareneingang über Pick&Pack bis zur Lieferung, in Echtzeit.
Eigene Stores & Filialen öffnen
Langfristig gesehen können im Handel tätige Unternehmen neben den E-Commerce Möglichkeiten auch eigene Stores aufbauen, um für Kunden ein Einkaufserlebnis vor Ort zu schaffen. In SAP Business One werden Stores als Filialen abgebildet und eine Rentabilitätsrechnung der Stores ist bereits im Standard vorgesehen. Mit Hilfe von Apps lassen sich die Zeiten der Mitarbeiter vor Ort erfassen.
Außerdem bietet SAP Business One eine Integration der Kassenlösung „Customer Checkout“ an, welche alle gängigen Anforderungen am Point-of-Sale erfüllt und unterstützt: Verkauf, Zahlungsabwicklung, Rabattierung sowie Artikel- und Kundenmanagement. Jeder Store verfügt über ein eigenes Lager, das von der Zentrale aus verwaltet werden kann und in dem Materialbedarfsplanungen berücksichtig werden. So wird sichergestellt, dass genügend Ware im Store verfügbar ist.
Erweiterungen und Schnittstellen planen
start small: Bei der Einführung von SAP Business One konzentrieren wir uns zunächst auf das Wesentliche, damit mit dem ERP-System möglichst zeitnah produktiv gearbeitet werden kann. Von uns vorgefertigte Templates erlauben eine Einführung innerhalb von wenigen Tagen.
THINK BIG: Für die mittel- und langfristige Planung erarbeiten wir gemeinsam mit unseren Kunden einen individuellen Fahrplan, der beinhaltet, ab wann welche Erweiterungen geplant sind. Mögliche Erweiterungen sind: Die Anbindung von Webshops, die Optimierung der Lagerhaltung mit Apps, die Anbindung von Logistikdienstleistern, die Nutzung der SAP-Kassenlösung (Customer Checkout), die Anbindung von CRM-Systemen wie Salesforce oder MS Dynamics und die Nutzung von Marketing-Automation wie Mailchimp und SendGrid. Die Erweiterungen können dabei vom Kunden mittels API selbständig implementiert werden.
Der Ansatz „THINK BIG, start small“ ist uns so wichtig, so dass wir ihm einen eigenen Blog widmen.
Start-up LCGK nutzt SAP Business One in der Cloud für rasantes Kundenwachstum
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Der schnell wachsende Lebensmittelhändler LCGK hat das ERP-System SAP Business One als Cloud-basierte Lösung eingeführt.
„Mit SAP Business One habe ich zum ersten Mal das Gefühl, dass wir ein richtiges Unternehmen sind. Die Prozesse sind nun strukturiert, jeder hat seine Aufgaben. Es gibt einen gemeinsamen Hub für Informationen für alle. Das macht alles viel einfacher.“
CEO Mert Philip Karpuz
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