Das läuft wie gedruckt: wi-druck.de GmbH startet mit SAP auf Erfolgskurs
Gedruckt werden kann ab Auflage Eins. Jede Seite individuell, jeder Druck einzigartig und jeder Auftrag mit Liebe ausgeführt. Die wi-druck.de GmbH mit ihrer Filiale in Mainz bietet seit 2014 Digitaldruck von ausgezeichneter Qualität an. Angefangen hat das Unternehmen als Einzelfirma, Stück für Stück kamen Mitarbeiter und Digitaldruckmaschinen dazu, bis der Betrieb in eine GmbH umgewandelt wurde. Die mit Abstand beliebtesten Produkte: Bachelorarbeitsmappen. Folglich gibt es viele motivierte Studierende, die in der Mainzer Filiale ihre liebevoll ausgearbeiteten Arbeiten drucken lassen.
Fokus auf junge Menschen
Gedruckt werden kann ab Auflage Eins. Jede Seite individuell, jeder Druck einzigartig und jeder Auftrag mit Liebe ausgeführt. Das Druck-Unternehmen bietet hochqualitative Digitaldrucke an, die insbesondere bei jungen Menschen beliebt sind. 80% der Aufträge sind Bachelor- und Masterarbeitsmappen. Viele motivierte Studierende, die in der Mainzer Filiale ihre liebevoll ausgearbeiteten Werke drucken lassen.
Die wi-druck.de GmbH zeichnet sich auch durch schnelle Durchlaufzeiten aus, denn gedruckte Auflagen können direkt weiterverarbeitet werden, zum Beispiel durch Falzen, Heften oder Schneiden. Größere Auflagen, die meist im sogenannten Offsetdruck hergestellt werden, können die Druckmaschinen ebenfalls meistern.
Die Arbeit des Unternehmens ist natürlich nicht auf Bachelormappen beschränkt. Auch Poster, Flyer, Bücher, Visitenkarten und weitere Printprodukte bietet die Druckfirma an.
Hoher Verwaltungsaufwand mit alten Programmen
Bei all diesen Angeboten und der Vielzahl an Aufträgen entsteht ein großer Buchhaltungs- und Verwaltungsaufwand, den die internen Systeme abdecken müssen. Ursprünglich wurde mit einem Rechnungsprogramm gearbeitet, das bei kleinen Unternehmen beliebt ist. Dieses wurde für dreieinhalb Jahre genutzt. Mit dem zunehmenden Befüllen der Datenbank stieß das System an seine Grenzen.
“Belege rauszuziehen war ein großer Aufwand, weil die Datenbank extrem langsam war.”
Für vier Belege hat das System etwa 30 Minuten gebraucht – im modernen Unternehmen viel Zeit, in der wenig wertschöpfende Tätigkeiten stattfinden können.
Auch die Funktionen des Altsystems ließen zu wünschen übrig. Das Rechnungsprogramm erlaubte dem Unternehmen nicht, Artikel und Verkaufszahlen auszuwerten. Statistiken, die für die Marktpositionierung eines Betriebes wichtig sind. Nur einfache Aufgaben konnte das Altsystem erledigen: Lieferscheine, Rechnungen, Kundenverwaltung, Angebote, Auftragsbestätigungen und Gutschriften. Und all diese Belege wurden lediglich auf ein einziges Konto gebucht.
Umstellung auf die Business One Cloud
wi-druck.de GmbH konnte mit einer steigenden Anzahl an Aufträgen nicht vernünftig mit ihrer alten Datenbank weiterarbeiten, weshalb sie auf ein neueres Programm wechseln wollten. Über eine befreundete Familie haben sie von der conesprit GmbH erfahren. Prompt wurde der Kontakt zu Geschäftsführer Roman Douverne aufgenommen. Zum Beginn der Zusammenarbeit wurde eine Testdatenbank implementiert, die beim Kunden auf große Zufriedenheit gestoßen ist. „Es hat einfach alles gepasst“, sagt Christian Albert.
“Diese Funktion ist einfach Goldwert”.
Und so begann wi-druck.de GmbH, die SAP Business One Cloud mithilfe von conesprit in ihren Geschäftsbetrieb zu integrieren. Vom Aufsetzen der Datenbank bis zu Go Live hat es genau 2 Wochen gedauert. Die Schulungen fanden online statt. Um die in SAP Business One entstehenden Journalbuchungen an den Steuerberater zu übermitteln, würde die Sachkontenfindung mit dem Steuerberater abgestimmt. Am Ende jeden Monats können nun die automatisch in SAP Business One entstehenden Journalbuchungen in DATEV importiert werden.
Begeistert ist Herr Albert besonders von der einfachen und benutzerfreundlichen Implementierung der Software, die keine großen Umstellungsprozesse im Druckunternehmen erforderten. Felder und Funktionen im SAP-System wurden so angeordnet, dass keine Umgewöhnung im Vergleich zum vorherigen Rechnungsprogramm notwendig war.
Schnellere Prozesse mit der neuen Software
Nun ist die Umstellung also erfolgt, und die wi-druck.de GmbH arbeitet mit der SAP Business One Cloud. Was hat sich seitdem verändert?
“Wir können jetzt alles sauber und ordentlich auf mehrere Konten buchen”.
Insbesondere Angebotserstellungen, Lieferbestätigungen, Ausgangsrechnungen und Eingangszahlungen verwaltet das Druckunternehmen mit dem SAP-System. Herr Albert hebt die Geschwindigkeit der Software als großen Vorteil heraus, die viel Zeit im Vergleich zum Altsystem erspart. „Es ist jetzt möglich, schnell alles abzubilden, was wir möchten.“
Die nach Alberts Aussagen genialste Funktion: Die SAP Business One Cloud ermöglicht es, Lieferscheine eines Kunden zu sammeln und sie am Ende des Monats kumuliert in Rechnung zu stellen. Der Buchhaltungs- und Verwaltungsaufwand wird hierdurch stark reduziert. Durch die gesammelte Ausstellung wird ermöglicht, dass die vielen Einzelaufträge eines Kunden nicht Stück für Stück in Rechnung gestellt werden müssen, sondern eine einfache Buchung am Ende eines Monats ausreicht, um die Beträge und Belege korrekt zu verwalten.
Auch die Infrastruktur hinter der Software bringt dem Druckbetrieb Vorteile. Das SAP-System läuft in der Cloud, wodurch die Bearbeitung durch mehrere Personen von jedem Standort aus ermöglicht wird.
Das alte Rechnungsprogramm hingegen konnte nur offline an einem Standort verwendet werden. Somit blockiert die SAP Business One Cloud auch keine Systeme im Hintergrund und während der Buchungsvorgänge kann normal weitergearbeitet werden.
Zu einem fairen Preis wurde das Altsystem auf die SAP Business One Cloud umgestellt – Schnell und einfach.
„Ich würde es sofort wieder tun“ in Bezug auf SAP und conesprit.
„Jetzt ist alles viel einfacher, ich kann bei einem Kunden nachvollziehen, was gemacht worden ist.“
Christian Albert, Geschäftsinhaber wi-druck.de GmbH
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