Zahlungsavis in SAP Business One erstellen

Das Wichtigste in Kürze

Ein Zahlungsavis kündigt eine Zahlung an oder bestätigt, dass sie erfolgt ist
SAP Business One enthält im Standard keine dedizierte Funktion zur automatischen Avis-Erzeugung
Der Zahlungsassistent führt Zahlungsläufe durch; das Avis entsteht anschließend manuell oder per Add-on
Ein Add-on kann Zahlungsavise automatisch generieren, per E-Mail versenden und archivieren
Das Zahlungsavis ist keine Pflicht, aber bei Sammelzahlungen, hohen Beträgen und internationalen Überweisungen sinnvoll
Empfänger müssen zunächst nichts tun: Das Avis dient der Information und erleichtert die Zuordnung offener Posten

Das Zahlungsavis in SAP Business One spielt im Zahlungsverkehr eine praktisch wichtige, häufig unterschätzte Rolle. Es informiert den Empfänger darüber, dass eine Zahlung erfolgt ist oder bevorsteht, und erleichtert die Zuordnung zu offenen Rechnungen.

Dieser Ratgeber erklärt, welche Inhalte ein Zahlungsavis benötigt, wie Versand und Empfang ablaufen und welche Möglichkeiten SAP Business One im Standard sowie mit einem Add-on bietet.

Was ist ein Zahlungsavis?

Ein Zahlungsavis – auch Zahlungsmitteilung, Zahlungsankündigung oder Payment Advice Note genannt – ist ein Dokument, das den Zahlungsempfänger über eine ausgeführte oder bevorstehende Zahlung informiert. Es enthält die wesentlichen Zahlungsdetails und unterstützt den Empfänger bei der buchhalterischen Zuordnung.

Ein Zahlungsavis ist kein Buchungsbeleg und entfaltet keine unmittelbare rechtliche Bindungswirkung. Es ist eine hilfreiche, aber nicht verpflichtende Informationsmitteilung.

Abgrenzung zur Zahlung selbst

Das Zahlungsavis begleitet eine Überweisung oder einen Zahllauf, ersetzt diese aber nicht. Die eigentliche Verbuchung erfolgt in SAP Business One über den Zahlungsassistenten oder als manuelle ausgehende Zahlung.

Inhalte und Aufbau eines Zahlungsavis

Damit der Empfänger die Zahlung eindeutig zuordnen kann, sollte ein aussagekräftiges Zahlungsavis folgende Angaben enthalten:

Feld	Bedeutung
Absender	Name und Adresse des zahlenden Unternehmens
Empfänger	Name und Adresse des Zahlungsempfängers beziehungsweise Lieferanten
Zahlungsdatum	Datum, an dem die Überweisung ausgeführt wurde oder wird
Zahlungsbetrag	Gesamtbetrag der Zahlung, gegebenenfalls in Fremdwährung
Rechnungsbezug	Rechnungsnummer oder Rechnungsnummern, die beglichen werden
Verwendungszweck / Referenz	Eindeutige Referenz für die Zuordnung beim Empfänger
IBAN / Bankverbindung	Zielkonto, auf das die Zahlung erfolgt
Skonto / Abzüge	In Anspruch genommener Skonto oder andere Abzüge mit Begründung

Eindeutiger Verwendungszweck

Je klarer die Referenz, desto leichter kann der Empfänger die Zahlung seinen offenen Posten zuordnen. Bei Sammelzahlungen mit mehreren Rechnungen ist das Zahlungsavis besonders wertvoll.

Abb.: Aufbau eines Zahlungsavis

Arten von Zahlungsavisen

Im Geschäftsverkehr begegnen drei Hauptformen des Zahlungsavis. Sie unterscheiden sich danach, wer das Dokument ausstellt und wann es versendet wird.

Art	Aussteller	Zeitpunkt	Inhalt
Zahlungsankündigung	Zahler	Vor der Zahlung	Kündigt an, wann und in welcher Höhe gezahlt wird
Zahlungsbestätigung	Zahler	Nach der Zahlung	Bestätigt, dass die Überweisung ausgeführt wurde
Bankbestätigung	Bank des Zahlers	Nach Ausführung	Offizielle Buchungsbestätigung der Bank

In der Praxis mit SAP Business One ist die Zahlungsbestätigung nach dem Zahllauf die häufigste Form. Nach der Ausführung über den Zahlungsassistenten erhalten die betroffenen Lieferanten das Avis.

Zahlungsavis versenden und empfangen – was ist zu tun?

Zahlungsavis versenden

Für zahlende Unternehmen ist der Versand keine gesetzliche Pflicht, aber eine kaufmännisch sinnvolle Gefälligkeit. Besonders empfehlenswert ist er:

bei Sammelzahlungen, die mehrere Rechnungen bündeln,
bei hohen Beträgen, bei denen der Lieferant schnell Klarheit benötigt,
bei internationalen Überweisungen mit längeren Laufzeiten,
wenn Skonto abgezogen wurde und die Differenz nachvollziehbar sein soll,
bei ungewöhnlichen Zahlungszielen oder abweichenden Konditionen.

Zahlungsavis empfangen

Wer als Lieferant ein Zahlungsavis erhält, ist zunächst zu keiner Handlung verpflichtet. Folgender Ablauf unterstützt die saubere Abstimmung der offenen Posten:

Schritt	Beschreibung
1. Avis zur Kenntnis nehmen	Den angekündigten Zahlungsbetrag und das Datum notieren oder im ERP-System vermerken.
2. Zahlungseingang abwarten	Einige Werktage warten, bis die Zahlung auf dem Konto eingeht. Internationale Überweisungen können drei bis fünf Werktage benötigen.
3. Mit offenen Posten abgleichen	Den Betrag mit den genannten Rechnungsnummern abgleichen und die entsprechenden offenen Posten in SAP Business One ausgleichen.
4. Differenzen klären	Abweichungen, etwa durch Skonto, buchhalterisch klären und bei Bedarf beim Zahler nachfragen.

Kein Zahlungsersatz

Ein Zahlungsavis ersetzt niemals den tatsächlichen Zahlungseingang. Solange der Betrag nicht auf dem Konto eingegangen ist, bleibt die Forderung offen.

Zahlungsavis in SAP Business One automatisch erstellen und versenden

Zahlungsavis-Prozess in SAP Business One einrichten?

Ob Zahlungsassistent, Add-on-Beratung oder automatischer Avis-Versand per E-Mail – wir helfen bei der Umsetzung.

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Zahlungsavis in SAP Business One – nativer Standard

Im Standard von SAP Business One ist keine dedizierte Funktion zur automatischen Erzeugung von Zahlungsavisen vorgesehen. Der Zahlungsprozess läuft über den Zahlungsassistenten unter Bankenwesen → Zahlungsassistent. Er führt Überweisungen für offene Verbindlichkeiten gebündelt durch.

Was der Zahlungsassistent leistet

Fällige Verbindlichkeiten lassen sich nach Lieferant, Fälligkeit, Betrag und Zahlungsmethode filtern und zu einem Zahllauf zusammenfassen. Nach der Ausführung erstellt SAP Business One die zugehörigen Journaleinträge und gleicht die offenen Posten aus.

Abb.: Zahlungsavis-Erstellung

Zahlungsavis im Standard: Workaround-Möglichkeiten

Ohne Add-on gibt es zwei gängige Wege, ein SAP-Zahlungsavis zu erstellen:

Methode	Vorgehen	Aufwand
Crystal-Reports-Ausdruck	Ein eigenes Drucklayout auf Basis des Zahlungsbelegs erstellen, das die Avis-Felder enthält und als PDF exportiert werden kann.	Mittel, einmalige Einrichtung
Manuelle Excel-Vorlage	Zahlungsdaten aus dem Zahllauf exportieren und in einer Excel-Vorlage als Avis aufbereiten.	Hoch, bei jedem Zahllauf

Crystal Reports als Zwischenlösung

Wer nur gelegentlich Zahlungsavise benötigt, kann mit einem angepassten Crystal-Reports-Layout arbeiten. Für den regelmäßigen automatisierten Versand empfiehlt sich ein dediziertes Add-on.

Zahlungsavis per Add-on automatisch erstellen und versenden

Für Unternehmen, die regelmäßig Zahlungsavise an Lieferanten senden, bietet ein Add-on einen vollintegrierten Prozess. Direkt nach dem Zahllauf wird für jeden Lieferanten ein Avis erzeugt und per E-Mail versendet.

Typischer Ablauf mit Add-on

Schritt	Beschreibung
1. Zahllauf ausführen	Fällige Verbindlichkeiten auswählen und den Zahllauf starten. SAP Business One bucht die Zahlungen und erstellt die Journaleinträge.
2. Avis automatisch generieren	Das Add-on erkennt den abgeschlossenen Lauf und erstellt je Lieferant ein Dokument mit Rechnungspositionen, Skontoabzügen und Zahlungsreferenzen.
3. Versand per E-Mail	Das Avis geht ohne manuellen Eingriff an die im Lieferantenstamm hinterlegte E-Mail-Adresse.
4. Archivierung	Das versendete Dokument wird im System archiviert und bleibt jederzeit auffindbar.

Vorteile und Praxis-Tipps

Ein konsequent eingesetzter Zahlungsavis-Prozess verbessert die Abstimmung auf beiden Seiten des Zahlungsverkehrs.

Vorteil	Für den Zahler	Für den Empfänger
Transparenz	Nachweisbare Dokumentation jeder Zahlung	Schnelle Zuordnung zu offenen Posten
Fehlerreduktion	Weniger Rückfragen von Lieferanten	Weniger Abstimmungsfehler in der Debitorenbuchhaltung
Skonto-Klarheit	Abzug ist dokumentiert und nachvollziehbar	Differenzbeträge sind sofort erklärt
Archivierung	Nachweis für Prüfungen	Unterstützung der Buchungshistorie

E-Mail-Adresse im Lieferantenstamm pflegen

Für den automatischen Versand muss im Lieferantenstamm eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Prüfen lässt sich das unter Geschäftspartner → Lieferant → Kommunikation.

Häufig gestellte Fragen

Hat SAP Business One eine native Zahlungsavis-Funktion?

Nein. Der Zahlungsassistent führt Zahlungsläufe durch, erzeugt aber kein eigenes Avis-Dokument. Dafür ist ein angepasstes Crystal-Reports-Layout oder ein Add-on erforderlich.

Wie lässt sich Skonto im Zahlungsavis ausweisen?

Ein Add-on kann Skontoprozentsatz, abgezogenen Betrag und den daraus entstehenden Nettozahlbetrag automatisch ausweisen. Beim Crystal-Reports-Workaround müssen die Felder im Layout eingebunden werden.

Kann ein Zahlungsavis für Zahlungen in Fremdwährung erstellt werden?

Ja. SAP Business One unterstützt Fremdwährungszahlungen über den Zahlungsassistenten. Ein geeignetes Add-on kann Fremdwährung, Umrechnungskurs und Gegenwert in Hauswährung im Avis darstellen.

Zahlungsavis in SAP Business One automatisieren?

Ob Add-on-Auswahl, automatischer Avis-Versand oder Optimierung des Zahlungsprozesses – wir begleiten die Umsetzung von Anfang bis Ende.

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