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SAP Business One Projektmanagement
Das Wichtigste in Kürze
- Seit Version 9.2 ist das Projektmanagement-Modul fester Bestandteil von SAP Business One – ohne Aufpreis für Professional-Lizenzen
- Das Modul ist On-Premise und in der Cloud mit identischem Funktionsumfang nutzbar
- Interne und externe Projekte lassen sich eigenständig oder als mehrstufige Hierarchie mit Unterprojekten anlegen
- Fünf Standard-Projektphasen sind enthalten und können durch eigene Vorlagen ergänzt werden
- Ressourcenplanung und Zeiterfassung erfolgen direkt im ERP – für Mitarbeiter, Maschinen und externe Dienstleister
- Drei integrierte Berichtsarten stehen bereit: Phasenanalyse, offene Punkte und Ressourcenauslastung
- Für viele KMU kann das Modul MS Project ersetzen – seine Stärke liegt in der ERP-Integration, nicht in Gantt-Ansichten
- Sieben Praxistipps erleichtern den professionellen Einstieg; Add-ons decken erweiterte Anforderungen ab
Wer in SAP Business One Projekte steuern möchte, benötigt dafür keine externe Software. Seit Version 9.2 gehört das Projektmanagement-Modul fest zum System und ist vollständig in Buchhaltung, Einkauf, Ressourcenplanung und Berichtswesen integriert.
Projekte lassen sich damit von der ersten Planung bis zum Abschluss steuern. Kosten werden direkt mit Belegen verknüpft und der Fortschritt lässt sich in Echtzeit auswerten. Dieser Ratgeber erklärt die relevanten Funktionen im Detail – von der Aktivierung über die Projekthierarchie bis zu konkreten Praxistipps.
Was ist das Projektmanagement-Modul in SAP Business One?
Seit Version 9.2 enthält SAP Business One ein natives Projektmanagement-Modul. Es ist vollständig in das ERP integriert und kommt ohne externe Software oder zusätzliche Schnittstellen aus. Projekte lassen sich von der ersten Planung bis zum Abschluss steuern, überwachen und mit Belegen, Kosten und Ressourcen verknüpfen.
Viele mittelständische Unternehmen verwalten Projekte noch in Excel-Tabellen, per E-Mail oder in separaten Tools wie MS Project. Weil diese Lösungen vom ERP entkoppelt sind, entstehen Doppelarbeit, veraltete Zahlen und fehlende Transparenz über Budgets und Fortschritt.
Das Projektmanagement-Modul schließt diese Lücke und gehört ohne zusätzliche Modulkosten zum Standard-Lieferumfang. Voraussetzung ist eine Professional-Lizenz: Nutzer mit dieser Lizenz können Projekte aktiv anlegen und bearbeiten. Nutzer mit Limited-Lizenz haben lesenden Zugriff, können Projekte jedoch nicht selbst erstellen oder pflegen.
Das Modul steht sowohl On-Premise als auch in der Cloud mit identischem Funktionsumfang zur Verfügung. Der Unterschied liegt im Zugang: In der Cloud erfolgt dieser über einen Browser-Client statt über den Desktop-Client.
Vollständig integriert
Projekte werden direkt mit Belegen, Buchungen, Aktivitäten und Ressourcen verknüpft. Separate Dateninseln entfallen.
Intern und extern
Kundenprojekte und interne Vorhaben lassen sich im gleichen System abbilden und nach ihrem Zweck unterscheiden.
Echtzeit-Berichte
Kosten, Phasenstand und offene Punkte lassen sich jederzeit auf einer aktuellen Datenbasis auswerten.
Cloud und On-Premise
Der Funktionsumfang ist in beiden Betriebsvarianten identisch und damit flexibel einsetzbar.
Kann SAP Business One MS Project ersetzen?
Für viele KMU reicht das integrierte Modul aus – vor allem, wenn Kosten, Belege, Ressourcen und Projektfortschritt im Mittelpunkt stehen. Für komplexe Gantt-Planungen, kritische Pfade und detaillierte Terminabhängigkeiten kann weiterhin eine spezialisierte Projektmanagement-Lösung sinnvoll sein.
Jetzt das Projektmanagement-Modul in SAP Business One testen!
Testen Sie, wie sich Projekte, Kosten, Phasen und Ressourcen direkt im ERP planen und auswerten lassen.
Demo kostenlos testenWarum Projektmanagement direkt in SAP Business One?
Laut Project Management Institute gehen durch ineffizientes Projektmanagement durchschnittlich fast 12 Prozent der Unternehmensressourcen verloren. Das integrierte Modul in SAP Business One setzt genau an dieser Schwachstelle an – ohne zusätzliche Softwarekosten.
12 %
Ressourcenverlust durch ineffizientes Projektmanagement laut PMI.
77.000+
Unternehmen weltweit nutzen SAP Business One.
5
Standardphasen, die an die eigenen Anforderungen angepasst werden können.
3
Integrierte Berichtsarten für Phasen, offene Punkte und Ressourcen.
Die vier zentralen Vorteile
Einrichtung: Das Modul aktivieren – Schritt für Schritt
Das Projektmanagement-Modul ist standardmäßig nicht aktiviert. Die Aktivierung dauert weniger als zwei Minuten.
Phasenvorlagen vorab einrichten
Definieren Sie vor dem ersten Projekt eigene Phasenvorlagen und Aktivitätstypen unter Verwaltung → Einrichtung → Projektmanagement. Die fünf Standardphasen lassen sich ergänzen oder ersetzen.
Projekthierarchie und Projekttypen verstehen
SAP Business One unterscheidet zwischen zwei Projektquellen und zwei Hierarchietypen. Wer die passende Struktur von Anfang an wählt, erspart sich später viel Nacharbeit.
Eigenständige und komplexe Projekte
Ein eigenständiges Projekt steht für sich allein und ist nicht mit anderen Projekten verknüpft. Es eignet sich für überschaubare, klar abgegrenzte Vorhaben.
Bei einem komplexen Projekt wird ein Hauptprojekt mit beliebig vielen Teilprojekten verbunden. Kosten und Status werden automatisch nach oben aggregiert. Für eine gute Übersicht empfehlen sich in der Praxis maximal zwei bis drei Hierarchieebenen.
Status eines Projekts
Gestartet
Das Projekt ist aktiv und befindet sich in Bearbeitung.
Angehalten
Die Bearbeitung ist vorübergehend pausiert und kann später fortgesetzt werden.
Gestoppt
Das Projekt wurde abgebrochen; das entsprechende Datum wird dokumentiert.
Beendet
Das Projekt ist abgeschlossen und erhält ein Abschlussdatum.
Die 5 Standard-Projektphasen in SAP Business One
Jedes Projekt ist in Stufen gegliedert. SAP Business One stellt fünf Standardstufen bereit, die angepasst oder um eigene Stufen ergänzt werden können.
Was enthält eine Projektphase?
- Aufgaben mit Verantwortlichen und Terminen
- Geplante und tatsächliche Kosten
- Abhängigkeiten zu Vorgänger- und Nachfolgerphasen
- Zugehörige Ein- und Ausgangsbelege
- Prozentsatz der Vollständigkeit
- Offene Punkte mit Status und Verantwortlichem
- Anhänge, Aktivitäten und interne Dokumentation
Phasenabhängigkeiten nutzen
Durch Abhängigkeiten lässt sich festlegen, dass beispielsweise Phase 3 erst dann als gestartet gilt, wenn Phase 2 einen bestimmten Vollständigkeitsgrad erreicht hat. Das erhöht die Planungsqualität spürbar.
Schlüsselfunktionen im Projektfenster
Mit der Erweiterung Projekt App lassen sich zentrale Elemente besser steuern.
Zentrale Bereiche in der Projekt App
Projektübersicht & Struktur
Zeigt die allgemeinen Projektdaten wie Start- und Fälligkeitsdatum, Geschäftspartner, Verantwortlichen, Fortschritt und Status. Unter Elemente wird das Projekt hierarchisch in Teilprojekte und Stufen gegliedert.
Stufen & operative Bearbeitung
In jeder Stufe werden Termine, Verantwortlicher, Typ, Abhängigkeiten und geplante Kosten gepflegt. Zusätzlich können Aufgaben, Einkaufs- und Verkaufsbelege, Produktionsaufträge sowie Anhänge direkt der jeweiligen Stufe zugeordnet werden.
Status & Belegzuordnung
Über die Belegzuordnung werden Belegpositionen den passenden Projektstufen zugeordnet. Dazu zählen beispielsweise Bestellungen, Wareneingänge, Eingangsrechnungen, Kundenaufträge, Lieferungen und Ausgangsrechnungen. Der Statusbericht zeigt die gesamte Projektstruktur mit Terminen, Verantwortlichen und Bearbeitungsstand.
Planung & Controlling
Für die Projektsteuerung stehen verschiedene Auswertungen zur Verfügung: KPI Basics fasst Budget-, Kosten- und Erlöskennzahlen zusammen, der Gantt-Chart visualisiert Termine und Abhängigkeiten und Planung und Controlling stellt Budget, fakturierte Werte und Abweichungen je Projekt, Teilprojekt und Stufe gegenüber. Auch weitere Unterlagen wie Prüfzeugnisse, technische Zeichnungen oder Abnahmeprotokolle können als Anhänge zentral im Projekt hinterlegt werden.
Projektmanagement in SAP Business One: Strukturen schaffen
Wir realisieren Ihre Einrichtung, Anpassung und Schulung. Von der sauberen Projektplanung bis zur effizienten Umsetzung im Arbeitsalltag sorgen wir dafür, dass Ihre Prozesse nahtlos in SAP ineinandergreifen.
Kostenlose Erstberatung anfragenFinanzprojekte und Projektmanagement verbinden
SAP Business One unterscheidet zwischen Finanzprojekten unter Verwaltung → Finanzen und Projekten im Projektmanagement-Modul. Beide sind zunächst unabhängig, lassen sich aber manuell verbinden. Durch diese Verknüpfung fließen Buchungen automatisch dem richtigen Projekt zu – ein entscheidender Schritt für die lückenlose Projektkostenverfolgung im Controlling. Erweiterte UI-Funktionen bietet bei Bedarf das zertifizierte B1 Usability Package.
Einstellungen unter Verwaltung → Einrichtung → Projektmanagement
Phasen: Eigene Projektphasen definieren
Aktivitäten: Aktivitätstypen für die Ressourcenplanung festlegen
Ressourcentypen: Mitarbeiter, Maschinen oder externe Dienstleister hinterlegen
Berichte und Auswertungen im Projektmanagement
Die Projekt-App bietet mehrere integrierte Berichte und Auswertungen, mit denen sich Projektstatus, Termine, Kosten und Erlöse direkt im System überwachen lassen. Diese können nach Excel exportiert und dort bei Bedarf weiterverarbeitet werden.
Ressourcenplanung und Zeiterfassung
In SAP Business One lassen sich Ressourcen direkt mit Projekten und ihren Phasen verknüpfen – über sogenannte Arbeitsaufträge. Dadurch ist eine integrierte Zeiterfassung ohne zusätzliches Tool möglich.
Humanressourcen
Mitarbeiter werden als Ressourcen angelegt und Projekten zugewiesen. Gebuchte Stunden fließen direkt in die Kostenauswertung ein – das entspricht einer nativen Zeiterfassung.
Maschinen und Anlagen
Physische Ressourcen werden eingeplant und ihre Auslastung projektbezogen betrachtet.
Externe Dienstleister
Fremdleistungen werden über Ressourcen und Lieferantenbelege in den Projektkosten berücksichtigt.
Arbeitsaufträge – wie Ressource und Projekt verbunden werden
Arbeitsaufträge sind die operative Einheit, über die Ressourcen einem Projekt zugeordnet werden. Sie enthalten zugewiesene Ressourcen mit Stunden und Mengen, die Verknüpfung mit einer Projektphase sowie die tatsächlichen Kosten auf Basis der gebuchten Leistungen.
Ressourcenbericht für die Kapazitätsplanung
Der Ressourcenbericht zeigt, welche Mitarbeiter oder Maschinen in welchem Umfang verplant sind. Dadurch lassen sich Engpässe früh erkennen und Ressourcen rechtzeitig umplanen.
Erweiterungen für besondere Anforderungen
Der Standard-Funktionsumfang deckt die meisten Anforderungen mittelständischer Unternehmen ab. Für spezifische Erweiterungen stehen zertifizierte SAP-Partner-Add-ons bereit: Coresuite ergänzt mobile Zeiterfassung und erweiterte Projektberichte. Das B1 Usability Package verbessert die Bedienbarkeit und bietet zusätzliche UI-Funktionen. Für Bauabrechnung, IT-Service-Management und weitere branchenspezifische Anforderungen gibt es eigene Add-ons, die auf dem Projektmanagement-Modul aufsetzen.
Best Practices: 7 Tipps für effektives Projektmanagement in SAP Business One
Für welche Unternehmen und Branchen eignet sich das Modul?
Das Projektmanagement-Modul ist für alle projektorientierten SAP-Business-One-Nutzer relevant, die Projekte regelmäßig mit Kosten, Ressourcen und Belegen verknüpfen.
IT und Software
Implementierungsprojekte und Wartungsverträge vollständig im ERP steuern und erfasste Stunden direkt abrechnen.
Bau und Handwerk
Bauvorhaben mit Subunternehmern, Materialkostenplanung und Leistungsnachweisen für Auftraggeber strukturieren.
Maschinenbau
Kundensonderprojekte und Inbetriebnahmen direkt mit der Produktion in SAP Business One verbinden.
Consulting und Agenturen
Projektbasierte Abrechnung und Kundenprojekt-Tracking ohne Excel-Workarounds umsetzen.
Handel und Logistik
Ausrollprojekte und Lagerumstrukturierungen intern strukturiert abwickeln.
Dienstleistung und Service
Wiederkehrende Serviceprojekte und Wartungsaufträge als Projekthierarchie strukturieren.
Das Modul passt besonders gut, wenn …
- Projekte regelmäßig mit Kosten und Ressourcen verknüpft sind
- Mehrere Projekte parallel laufen und verglichen werden sollen
- Projektkosten sauber vom Tagesgeschäft abgegrenzt werden müssen
- Kunden oder Lieferanten direkt in Projekte eingebunden sind
- SAP Business One mit Professional-Lizenzen im Einsatz ist
Projektmanagement in SAP Business One einrichten lassen?
Unser Team begleitet Einrichtung, Anpassung und Schulung – von der ersten Projektstruktur bis zur Nutzung im Tagesgeschäft.
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