Eingangsrechnung buchen in SAP Business One – Praxis-Ratgeber

Eingangsrechnung in SAP Business One erfassen und buchen

Das Wichtigste in Kürze

Eingangsrechnungen werden im Modul Einkauf → Eingangsrechnung erfasst und gebucht
SAP Business One erstellt beim Buchen automatisch einen Journaleintrag und aktualisiert alle betroffenen Konten
Rechnungen lassen sich direkt aus einer Bestellung oder einem Wareneingang ableiten – das spart Zeit und verhindert Doppelerfassung
Pflichtfelder sind Lieferant, Buchungsdatum, Fälligkeitsdatum, Belegdatum und mindestens eine Position
Falsch gebuchte Rechnungen lassen sich per Eingangsgutschrift stornieren
Seit 2025 müssen B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – SAP Business One unterstützt dies nativ

Das Buchen einer Eingangsrechnung in SAP Business One ist klar strukturiert und deutlich schlanker als in klassischen ERP-Systemen. Statt ABAP oder komplizierter Transaktionscodes führt ein übersichtlicher Ablauf durch das Einkaufsmodul.

Voraussetzung für eine reibungslose Buchung sind ein vollständig angelegter Lieferantenstamm, konfigurierte Steuerkennzeichen und eine offene Buchungsperiode. Dieser Ratgeber zeigt den gesamten Ablauf Schritt für Schritt.

Eingangsrechnung buchen – Schritt für Schritt

Der folgende Ablauf beschreibt die manuelle Erfassung einer Eingangsrechnung ohne Vordokument. Die schnellere Variante über eine Bestellung oder einen Wareneingang wird weiter unten beschrieben.

Schritt	Beschreibung
1. Modul aufrufen	Im Hauptmenü Einkauf → Eingangsrechnung öffnen. Daraufhin erscheint eine leere Eingabemaske.
2. Lieferant auswählen	Im Feld „Kreditoren-Code“ den Lieferanten eingeben oder über die Suche auswählen. Name, Adresse, Währung und Zahlungsbedingungen übernimmt SAP Business One automatisch aus dem Lieferantenstamm.
3. Kopfdaten prüfen	Buchungsdatum, Fälligkeitsdatum und Belegdatum kontrollieren. Das Belegdatum entspricht dem Datum auf der Lieferantenrechnung. Die Rechnungsnummer des Lieferanten im Feld „Referenz des Lieferanten“ eintragen – sie ist wichtig für Abstimmungen und die Duplikatprüfung.
4. Positionen erfassen	Für jeden Artikel Artikelnummer, Menge, Einzelpreis und Steuerkennzeichen eintragen. Bei reinen Dienstleistungen kann stattdessen direkt auf ein Sachkonto gebucht werden, indem die Sachkontonummer anstelle einer Artikelnummer angegeben wird.
5. Steuern und Gesamtbetrag prüfen	Den ausgewiesenen Steuerbetrag mit der Lieferantenrechnung abgleichen. Bei Abweichungen das Steuerkennzeichen der betreffenden Position anpassen.
6. Mit „Hinzufügen“ buchen	Auf „Hinzufügen“ klicken. SAP Business One erstellt den Journaleintrag und aktualisiert das Kreditorenkonto sowie alle betroffenen Sachkonten. Der Beleg erhält eine eindeutige Nummer und kann danach nicht mehr direkt bearbeitet werden.

Abb.: Eingangsrechnung – ausgefüllte Maske vor dem Buchen

Die wichtigsten Felder im Überblick

Feld	Bedeutung	Status
Kreditoren-Code	Lieferant aus dem Geschäftspartnerstamm	Pflicht
Buchungsdatum	Bestimmt die Buchungsperiode	Pflicht
Belegdatum	Datum der Lieferantenrechnung und steuerlich relevant	Pflicht
Fälligkeitsdatum	Zahlungstermin, der aus den Zahlungsbedingungen vorausgefüllt wird	Pflicht
Referenz des Lieferanten	Rechnungsnummer des Lieferanten und Basis für die Duplikatprüfung	Empfohlen
Artikel-Nr. / Sachkonto	Ware oder direkte Sachkontobuchung bei Dienstleistungen	Pflicht
Steuerkennzeichen	Umsatzsteuer- beziehungsweise Vorsteuerkennzeichen je Position	Pflicht
Kostenstelle / Projekt	Interne Zuordnung auf Positionsebene	Optional

Buchungsperiode geschlossen?

Wenn SAP Business One beim Buchen einen Fehler meldet, liegt es häufig an der Buchungsperiode. Unter Administration → Einrichtung → Buchungsperioden prüfen, ob das gewünschte Datum in einer aktiven Periode liegt.

Buchungslogik und Sachkontenfindung

Beim Buchen einer Eingangsrechnung erstellt SAP Business One automatisch einen Journaleintrag. Die Konten werden über die Sachkontenfindung ermittelt. Diese zentrale Konfigurationstabelle ist unter Administration → Einrichtung → Finanzen → Sachkontenfindung zu finden. Bei Bedarf lässt sich pro Position manuell ein abweichendes Sachkonto eintragen.

Buchungsseite	Konto	Betrag
Soll	Aufwands- oder Bestandskonto, zum Beispiel 5400	Nettobetrag
Soll	Vorsteuerkonto, zum Beispiel 1400	Steuerbetrag
Haben	Kreditorenkonto des Lieferanten	Bruttobetrag

Bei Lagerartikeln werden gleichzeitig der Bestand erhöht und der Bestandswert aktualisiert. Bei Dienstleistungen entfällt der Lagereinfluss; die Buchung erfolgt direkt auf das Aufwandskonto.

Abb.: Automatisch erzeugter Journaleintrag

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Ob Einrichtung, Sachkontenfindung, automatische Rechnungserkennung oder individuelle Anpassungen – wir begleiten die Umsetzung von Anfang bis Ende.

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Eingangsrechnung aus Bestellung oder Wareneingang ableiten

In der Praxis empfiehlt es sich, Eingangsrechnungen wann immer möglich aus einem Vordokument abzuleiten. Das reduziert den Erfassungsaufwand, verhindert Tippfehler und ermöglicht einen lückenlosen Drei-Wege-Abgleich: Bestellung → Wareneingang → Rechnung.

Schritt	Beschreibung
1. Neue Eingangsrechnung öffnen und Lieferant wählen	SAP Business One erkennt den Lieferanten und kann alle offenen Vordokumente anzeigen.
2. Vordokument-Assistent nutzen	Über Daten → Vordokument erstellen den Auswahldialog öffnen. Dort werden alle offenen Bestellungen oder Wareneingänge des Lieferanten aufgelistet.
3. Positionen übernehmen und prüfen	Die gewünschten Positionen markieren und bestätigen. Mengen und Preise werden automatisch übertragen; Preisabweichungen lassen sich direkt korrigieren.
4. Buchen	Den Vorgang mit „Hinzufügen“ abschließen. Die Referenzierungskette ist über den orangenen Pfeil in jedem Beleg nachvollziehbar.

Sammelrechnungen bündeln

SAP Business One erlaubt es, mehrere offene Bestellungen eines Lieferanten in einer einzigen Eingangsrechnung zusammenzufassen. Das ist besonders praktisch bei Lieferanten mit monatlichen Sammelrechnungen.

Abb.: Vordokument-Assistent (Bestellung → Eingangsrechnung)

Storno und Korrekturbuchung

Gebuchte Eingangsrechnungen lassen sich in SAP Business One nicht direkt bearbeiten. Eine Korrektur erfolgt über eine Eingangsgutschrift, die die Originalbuchung automatisch gegenbucht.

Schritt	Beschreibung
1. Gebuchte Eingangsrechnung öffnen	Den betreffenden Beleg über die Suche oder den Beleg-Explorer aufrufen.
2. Eingangsgutschrift erzeugen	Über Daten → Eingangsgutschrift erstellen eine Gutschrift anlegen. Die Positionen werden automatisch mit negativen Mengen übernommen. Bei Bedarf können einzelne Positionen oder Teilmengen ausgewählt werden.
3. Prüfen und buchen	Die Gutschrift kontrollieren und mit „Hinzufügen“ buchen. SAP Business One erstellt den Gegenjournaleintrag und gleicht die offene Verbindlichkeit aus.

E-Rechnung und automatische Rechnungserkennung

Seit dem 1. Januar 2025 sind B2B-Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. SAP Business One unterstützt die gängigen Formate XRechnung und ZUGFeRD nativ. Die strukturierten Daten werden direkt in die Eingangsrechnungsmaske übertragen, ohne dass sie manuell eingegeben werden müssen.

In der Cloud-Variante steht zusätzlich eine KI-gestützte Dokumentenerkennung zur Verfügung. PDFs werden hochgeladen, anschließend liest die KI Kopf- und Positionsdaten automatisch aus. Original-PDF und erkannte Felder werden nebeneinander angezeigt. Preisabweichungen zur Bestellung werden direkt hervorgehoben.

Offene Bestellungen zum erkannten Lieferanten werden automatisch zur Referenzierung vorgeschlagen. Auch Kostenstellen aus vergangenen Rechnungen lassen sich per Klick übernehmen.

Genehmigungsworkflow

Ist ein Berechtigungsprozess für Eingangsrechnungen konfiguriert, wird dieser sowohl bei der manuellen Erfassung als auch bei der automatischen Erkennung ausgelöst.

Praxis-Tipps

Duplikat-Prüfung aktivieren

In den Systemeinstellungen die Prüfung auf doppelte Lieferantenreferenzen aktivieren. Das verhindert versehentliche Doppelzahlungen.

Immer mit Vordokumenten arbeiten

Wenn eine Bestellung oder ein Wareneingang existiert, die Eingangsrechnung immer daraus ableiten. So bleibt der Drei-Wege-Abgleich lückenlos.

Originalbelege als Anhang

Das PDF direkt im Anhang-Tab speichern. Das erleichtert Prüfungen durch den Steuerberater oder bei Betriebsprüfungen erheblich.

Perioden rechtzeitig abschließen

Alle offenen Rechnungen vor dem Monatsabschluss buchen. Nachträgliche Korrekturen in geschlossenen Perioden sind aufwendig.

Häufige Fragen zur Eingangsrechnung in SAP Business One

Kann ich eine bereits gebuchte Eingangsrechnung bearbeiten?

Nein. Gebuchte Belege können nicht direkt verändert werden. Die Korrektur erfolgt über eine Eingangsgutschrift, die die Originalbuchung storniert. Danach kann eine neue, korrekte Eingangsrechnung angelegt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Buchungsdatum und Belegdatum?

Das Belegdatum entspricht dem Datum auf der Lieferantenrechnung und ist steuerlich relevant. Das Buchungsdatum bestimmt, in welche Buchungsperiode die Buchung fällt. Beide können voneinander abweichen, zum Beispiel bei verspätet eingehenden Rechnungen.

Wie buche ich eine Rechnung in Fremdwährung?

Im Kopfbereich lässt sich die Währung auf eine Fremdwährung umstellen. SAP Business One konvertiert den Betrag automatisch anhand des hinterlegten Wechselkurses. Kursdifferenzen bei der Zahlung werden automatisch als Wechselkursdifferenz gebucht.

Kann ich eine Eingangsrechnung auf mehrere Kostenstellen aufteilen?

Ja. Auf Positionsebene kann jeder Zeile eine eigene Kostenstelle zugeordnet werden. Für eine anteilige Verteilung einer einzelnen Position auf mehrere Kostenstellen empfiehlt sich das Anlegen separater Positionen oder eine geeignete Erweiterungslösung.

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