ZUGFeRD in SAP Business One – Empfang, Versand und passende Erweiterungen

ZUGFeRD-Rechnung mit PDF-Ansicht und strukturierten XML-Daten bei conesprit

ZUGFeRD kombiniert eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten
Der strukturierte XML-Teil ist für die steuerliche Verarbeitung maßgeblich
Aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2; die Version wurde im August 2026 veröffentlicht
Für den automatisierten Versand, die Verarbeitung und eine revisionssichere Ablage bieten wir entsprechende Erweiterungen
Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise 2027

ZUGFeRD in SAP Business One verbindet eine für Menschen lesbare Rechnung mit strukturierten Daten für die automatische Verarbeitung. Die Rechnung kommt als PDF/A-3-Datei an; darin ist eine XML-Datei mit den eigentlichen Rechnungsinformationen eingebettet.

Damit eignet sich das Format besonders für Unternehmen, die ihren Rechnungsprozess schrittweise digitalisieren möchten. Dieser Ratgeber erklärt Profile, Versionen, Empfang und Versand und zeigt, wann der SAP-Standard ausreicht und wann ergänzende Lösungen sinnvoll sind.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das hybride Rechnungsformat kombiniert eine sichtbare PDF/A-3-Darstellung mit einer eingebetteten XML-Datei nach der UN/CEFACT-CII-Syntax.

Der Empfänger kann das Dokument wie eine normale PDF öffnen. Gleichzeitig können ERP- und Buchhaltungssysteme die strukturierten Daten auslesen und weiterverarbeiten. Das technisch kompatible französische Pendant heißt Factur-X.

Die XML-Daten sind maßgeblich

Weichen die sichtbare PDF-Darstellung und der eingebettete strukturierte Teil voneinander ab, sind bei einer hybriden E-Rechnung grundsätzlich die XML-Daten führend. Deshalb müssen die eingebetteten strukturierten XML-Daten validiert werden.

ZUGFeRD und XRechnung im Vergleich

Beide Formate können die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Der wichtigste Unterschied liegt in der Darstellung: ZUGFeRD verbindet PDF und XML, während die XRechnung als reine XML-Datei übermittelt wird.

Kriterium	ZUGFeRD	XRechnung
Dateiformat	PDF/A-3 mit eingebetteter XML	Reine XML-Datei
Direkt lesbar	Nur die PDF-Darstellung ist direkt lesbar. Die maßgeblichen XML-Daten müssen über eine geeignete Software ausgelesen und dargestellt werden.	Die XML-Daten müssen über eine geeignete Software ausgelesen und dargestellt werden.
Maßgebliche Daten	Die eingebetteten XML-Daten sind maßgeblich und müssen validiert werden. Die PDF-Ansicht ist nicht maßgeblich.	Die XML-Daten sind maßgeblich und müssen validiert werden.
Maschinelle Verarbeitung	Über die eingebettete XML.	Direkt über die XML
Typischer Einsatz	Vor allem B2B, wenn PDF und strukturierte Daten gewünscht sind	B2G und B2B, häufig über Portale oder strukturierte Schnittstellen

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist die XRechnung der Regelfall. Andere Formate können zulässig sein, wenn sie EN 16931, ERechV und die Vorgaben der jeweiligen Plattform erfüllen. Leitweg-ID und Übermittlungsweg sollten deshalb mit dem öffentlichen Auftraggeber abgestimmt werden.

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ZUGFeRD-Profile und aktuelle Version

Seit August 2026 ist ZUGFeRD 2.5.2 die aktuelle veröffentlichte Version. Sie ist seit dem 1. September 2026 gültig. Welches Profil verwendet wird, richtet sich nach dem benötigten Datenumfang und dem Geschäftsvorfall.

Profil	Datenumfang	Als E-Rechnung geeignet?
MINIMUM	Stark reduzierter Datenumfang	Nein
BASIC WL	Buchungshilfe ohne vollständige Rechnungspositionen	Nein
BASIC	Kopf- und Positionsdaten für einfache Rechnungen	Ja, für einfache Geschäftsvorfälle mit reduziertem Datenumfang. Nicht für alle Geschäftsvorfälle geeignet.
EN 16931	Vollständige Rechnungsdaten nach europäischer Norm	Ja, für typische B2B-Fälle empfohlen
EXTENDED	Zusätzliche Daten für komplexe Geschäftsvorfälle	Ja, bei erweitertem Bedarf

Für typische B2B-Rechnungen ist das Profil EN 16931 eine verlässliche Wahl. MINIMUM und BASIC WL erfüllen dagegen nicht die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen an eine E-Rechnung.

ZUGFeRD und XRechnung in SAP Business One

Für die Erstellung, den Versand, die Visualisierung und die Verarbeitung von ZUGFeRD und XRechnung bietet conesprit eigene Erweiterungen für SAP Business One. Diese ermöglichen einen durchgängigen Prozess für ZUGFeRD und XRechnung sowie klassische PDF-Rechnungen, wenn keine elektronische Rechnung erforderlich ist – von der Erstellung und dem Versand bis zur Verarbeitung und Buchung eingehender Rechnungen und Gutschriften.

Versand und Empfang von ZUGFeRD und XRechnung in der Praxis

AUSGANG – MAILER-DIENST	EINGANG – E-RECHNUNGS-VIEWER & INBOX-APP
Belege erstellen: Die Belegmasken für Rechnungen und Gutschriften werden vom Anwender in SAP Business One ausgefüllt.	ZUGFeRD und XRechnung visualisieren: Der E-Rechnungs-Viewer liest die strukturierten XML-Daten aus ZUGFeRD- und XRechnungsdateien und stellt diese in einer übersichtlichen, leicht verständlichen Rechnungsansicht dar.
E-Mail-Entwürfe erstellen: Der Mailer-Dienst erzeugt für die zu versendenden Belege E-Mail-Entwürfe mit den entsprechenden Anhängen.	Strukturierte Daten auslesen: Die Inbox-App liest die eingebetteten XML-Daten aus ZUGFeRD-Dateien sowie die XML-Daten aus XRechnungen aus.
Rechnungsdateien generieren: Der Mailer-Dienst erstellt die benötigten ZUGFeRD- oder XRechnungsdateien sowie klassische PDF-Dateien, wenn keine elektronische Rechnung erforderlich ist.	Rechnungsdaten zuordnen: Die aus dem XML ausgelesenen Rechnungsdaten werden den entsprechenden Feldern der Eingangsrechnung oder Eingangsgutschrift in SAP Business One zugeordnet.
Format automatisch auswählen: Abhängig von der hinterlegten Versandart erstellt der Mailer-Dienst den E-Mail-Entwurf mit dem passenden ZUGFeRD-, XRechnungs- oder PDF-Anhang.	Buchungsvorschläge erzeugen: Auf Grundlage der ausgelesenen und zugeordneten XML-Daten erstellt die Inbox-App einen Buchungsvorschlag für Eingangsrechnungen und Eingangsgutschriften in SAP Business One.

Original und strukturierte Daten aufbewahren

Bei ZUGFeRD ist die eingebettete XML der strukturierte und steuerlich maßgebliche Rechnungsteil. Die Datei muss unverändert und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder Screenshot ersetzt die elektronische Originaldatei nicht.

Für die revisionssichere Archivierung von ZUGFeRD- und XRechnungen bietet conesprit eine eigene DMS-App für SAP Business One, mit der die Originaldateien direkt den entsprechenden Belegen zugeordnet und archiviert werden können.

ZUGFeRD-Rechnung mit XML-Daten für SAP Business One

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Erweiterungen für einen durchgängigen ZUGFeRD-Prozess

conesprit kann den SAP-Standard modular ergänzen. Welche Bausteine benötigt werden, hängt davon ab, wie viele Rechnungen verarbeitet werden und wie weit Versand, Prüfung und Archivierung automatisiert werden sollen.

Erweiterung	Aufgabe im ZUGFeRD-Prozess
Mailer	Regelbasierter Versand von Ausgangsbelegen über SMTP oder Microsoft 365 und Dokumentation der gesendeten E-Mails
Inbox	Erkennung eingehender E-Rechnungen, Prüfmaske sowie Vorschläge für Konten, Artikel und Belegbezüge
Dokumentenarchiv	Nachvollziehbare Ablage von Originaldateien und Anhängen, beispielsweise über eine passend konfigurierte SharePoint-Umgebung

Gesetzliche Fristen für E-Rechnungen

Seit 1. Januar 2025: Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Für den technischen Empfang kann bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen.
Bis 31. Dezember 2026: Rechnungsaussteller dürfen die gesetzlichen Übergangsregelungen für sonstige Rechnungen nutzen.
Im Jahr 2027: Für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz gilt die Übergangsregelung noch ein weiteres Jahr.
Ab 1. Januar 2028: Die grundsätzliche Ausstellungspflicht gilt unabhängig von dieser Umsatzgrenze; gesetzliche Ausnahmen bleiben zu beachten.

ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllt mit Ausnahme von MINIMUM und BASIC WL grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Formatvorgaben. Unternehmen sollten dennoch Profil, Pflichtfelder und Geschäftsregeln validieren, bevor Rechnungen versendet werden.

Häufig gestellte Fragen

Welches ZUGFeRD-Profil sollte man in SAP Business One verwenden?

Für typische B2B-Rechnungen empfiehlt sich das Profil EN 16931. BASIC kann für einfachere Geschäftsvorfälle ausreichen, EXTENDED eignet sich für komplexere Anforderungen. MINIMUM und BASIC WL sind keine gesetzeskonformen E-Rechnungsprofile.

Kann SAP Business One ZUGFeRD ohne Erweiterung empfangen?

Ja. Ab SAP Business One 10.0 FP 2502 kann der Importassistent eingebettete XML-Daten aus ZUGFeRD-PDFs extrahieren und als Belegentwurf verarbeiten. Die erforderlichen Dienste, Formate und Mappings müssen zuvor eingerichtet werden.

Ist ZUGFeRD für Rechnungen an Behörden zulässig?

Die XRechnung ist für die Bundesverwaltung der Standard. Andere Formate können akzeptiert werden, wenn sie die EN 16931, die ERechV und die Plattformvorgaben erfüllen. Die Anforderungen sollten vor dem Versand mit dem jeweiligen Auftraggeber geprüft werden.

Muss eine ZUGFeRD-Datei elektronisch archiviert werden?

Ja. Der strukturierte Rechnungsteil muss unverändert erhalten bleiben. Die elektronische Originaldatei sollte so gespeichert werden, dass Integrität, Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit über die Aufbewahrungsfrist sichergestellt sind.