Kontoauszugsverarbeitung in SAP Business One – so richtet man sie ein und nutzt sie richtig

Kontoauszugsverarbeitung in SAP Business One mit digitalem Bankauszug

Bankdateien lassen sich elektronisch importieren und als Grundlage für Ein- und Ausgangszahlungen nutzen
Die Funktion wird einmalig unter Administration → Systeminitialisierung → Firmendetails → Buchhaltungsgrundlagen aktiviert
Hausbankkonten, Sachkonten, interne und externe Bankcodes sowie Abgleichskriterien müssen vorab eingerichtet werden
Importierte Kontoauszugszeilen erscheinen zunächst als geparkte Belege und werden vor der Buchung kontrolliert
Bis zu drei Suchrunden können offene Posten unter anderem anhand von Rechnungsnummer, Betrag oder Kundennummer zuordnen
Kontoauszüge müssen in chronologischer Reihenfolge importiert und verarbeitet werden
camt.053 ist der aktuelle ISO-20022-Standard; die weitere Bereitstellung von MT940 hängt von der jeweiligen Bank ab

Die Kontoauszugsverarbeitung in SAP Business One reduziert den manuellen Aufwand im Bankenwesen: Bankdateien werden elektronisch importiert, Transaktionen anhand festgelegter Regeln erkannt und mit offenen Posten abgeglichen.

Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie die Funktion einrichten und im Tagesgeschäft nutzen. Sie erfahren, welche Formate unterstützt werden, wie Buchungsvorschläge entstehen und wie sich typische Fehler vermeiden lassen.

Was leistet die Kontoauszugsverarbeitung?

Ohne Kontoauszugsverarbeitung müssen Zahlungseingänge und -ausgänge manuell erfasst und einzeln mit Rechnungen abgeglichen werden. Das kostet Zeit und erhöht bei vielen Buchungen das Fehlerrisiko.

Mit der Kontoauszugsverarbeitung wird die Bankdatei direkt in SAP Business One eingelesen. Das System wertet die Transaktionen anhand definierter Bankcodes und Abgleichskriterien aus und erstellt systemgestützte Buchungsvorschläge.

Ohne Kontoauszugsverarbeitung	Mit Kontoauszugsverarbeitung
Manueller Abgleich jeder Zahlung	Automatische Erkennung anhand definierter Kriterien
Fehleranfällige manuelle Buchung	Systemgenerierter Buchungsvorschlag
Keine durchgängige Bankabstimmung	Interne und externe Abstimmung integriert
Hoher Aufwand bei vielen Belegen	Stapelverarbeitung ganzer Kontoauszüge

Kontoauszugsverarbeitung einrichten – aber richtig

Wir konfigurieren Hausbankkonten, Bankcodes und Abgleichskriterien so, dass die Kontoauszüge zuverlässig verarbeitet werden können.

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Unterstützte Formate: MT940, camt.053 und Multicash

Welches Kontoauszugsformat verwendet wird, hängt von der jeweiligen Hausbank und ihrer Anbindung ab. Für neue Einrichtungen sollte heute in der Regel camt.053 auf Basis von ISO 20022 bevorzugt werden.

Format	Standard	Einordnung	Empfehlung
MT940	SWIFT	Älteres, weiterhin bankabhängig verfügbares Format	Bestehende Nutzung und Umstieg mit der Hausbank klären
camt.053	ISO 20022 (XML)	Aktueller Standard mit strukturierten Transaktionsdaten	Für neue und umgestellte Anbindungen bevorzugen
Multicash	Proprietär, SWIFT-basiert	Vor allem bei älteren Bankenanbindungen im Einsatz	Nur nutzen, wenn die bestehende Anbindung dies erfordert

MT940 wird schrittweise abgelöst

Die ISO-20022-Koexistenzphase endete im November 2025. Ob und wie lange MT940 weiterhin bereitgestellt wird, ist jedoch von der jeweiligen Bank abhängig. Klären Sie die verfügbaren Formate direkt mit Ihrer Hausbank und planen Sie den Wechsel zu camt.053 rechtzeitig.

camt.053 liefert strukturierte Angaben wie Verwendungszwecke, Referenznummern und Daten der Gegenpartei. Diese Informationen können die automatische Zuordnung zu offenen Posten verbessern.

Einrichtung der Kontoauszugsverarbeitung – Schritt für Schritt

Die Einrichtung erfolgt einmalig. Werden einzelne Punkte ausgelassen oder falsch gepflegt, kann der Import scheitern oder unpassende Buchungsvorschläge erzeugen.

Schritt	Vorgehen
1. Funktion aktivieren	Unter Administration → Systeminitialisierung → Firmendetails → Buchhaltungsgrundlagen die Kontoauszugsverarbeitung aktivieren.
2. Hausbankkonto konfigurieren	Unter Administration → Einrichtung → Bankenwesen → Hausbankkonten das Bankkonto, Importformat, Sachkonto und Interimssachkonto hinterlegen.
3. Interne Bankcodes definieren	Transaktionstypen wie Kundenzahlung, Lieferantenzahlung, Gebühr oder Lastschrift mit der gewünschten Buchungslogik anlegen.
4. Externe Bankcodes zuordnen	Die Codes aus der Bankdatei den internen Bankcodes zuweisen. Fehlende Zuordnungen verhindern die automatische Erkennung.
5. Abgleichskriterien festlegen	Bis zu drei Suchrunden definieren, zum Beispiel zuerst Rechnungsnummer, danach Betrag und anschließend Kundennummer.
6. Eröffnungssaldo buchen	Beim erstmaligen Einsatz den aktuellen Kontostand erfassen, damit spätere Saldenvergleiche korrekt sind.
7. Kontierung abstimmen	Sach- und Interimskonten für Gebühren, Zinsen und nicht zuordenbare Posten vor dem Live-Betrieb mit dem Steuerberater klären.

Kontoauszug importieren und Buchungsvorschlag bearbeiten

Der tägliche Ablauf startet unter Bankenwesen → Kontoauszüge und externe Abstimmungen → Kontoauszugsverarbeitung. Die Bearbeitung folgt dabei fünf aufeinander aufbauenden Schritten.

Schritt	Vorgehen
1. Hausbankkonto auswählen	Das gewünschte Bankkonto aus der Liste wählen.
2. Bankdatei importieren	Die MT940- oder camt.053-Datei einlesen. Die Zeilen erscheinen zunächst als geparkte Belege.
3. Buchungsvorschlag anzeigen	Eine Kontoauszugszeile per Doppelklick öffnen. SAP Business One zeigt den Vorschlag auf Basis der hinterlegten Regeln.
4. Vorschlag prüfen	Geschäftspartner, Beleg und Betrag kontrollieren. Fehlende Zuordnungen manuell ergänzen oder auf ein Durchlaufkonto buchen.
5. Buchen und abstimmen	Mit der Buchung werden Journaleintrag und Abstimmung ausgeführt; der zugehörige offene Posten wird ausgeglichen.

Chronologische Reihenfolge einhalten

Kontoauszüge müssen in der richtigen zeitlichen Reihenfolge importiert und verarbeitet werden. Dadurch verhindert SAP Business One widersprüchliche Saldenstände.

Interne und externe Abstimmung

Beim Buchen aus der Kontoauszugsverarbeitung werden zwei Ebenen der Abstimmung berücksichtigt. Die interne Abstimmung verbindet Transaktionen innerhalb von SAP Business One. Die externe Abstimmung gleicht Systembuchungen mit den tatsächlichen Bankzeilen ab.

Abstimmungsart	Was wird abgeglichen?	Beispiel
Interne Abstimmung	Geschäftspartnerkonten und Sachkonten innerhalb des Systems	Eine Eingangszahlung gleicht eine offene Ausgangsrechnung aus.
Externe Abstimmung	Systemtransaktionen und tatsächliche Kontoauszugszeilen	Eine gebuchte Zahlung wird mit der passenden Bankzeile verbunden.

Abstimmung zurücksetzen

Eine fehlerhafte Abstimmung lässt sich über Bankenwesen → Interne Abstimmung beziehungsweise Externe Abstimmung zurücksetzen. Die ursprüngliche Buchung bleibt bestehen; lediglich die Verknüpfung wird gelöst und der offene Posten wieder sichtbar.

Typische Transaktionsszenarien

Welche Buchungslogik angewendet wird, steuern die internen Bankcodes. SAP Business One kann damit unterschiedliche Zahlungssituationen abbilden.

Szenario	Buchungslogik
Kundenzahlung	Eingangszahlung buchen, offene Ausgangsrechnung ausgleichen und intern abstimmen
Lieferantenzahlung	Ausgangszahlung buchen und das Kreditorenkonto ausgleichen
Bankgebühr oder Zinsen	Direktbuchung auf ein Sachkonto ohne Geschäftspartner-Zuordnung
Sammelzahlung	Eine Zahlung mehreren offenen Rechnungen zuordnen
Akontozahlung	Auf ein Anzahlungskonto buchen und später manuell abstimmen
Nicht zuordenbare Zahlung	Auf ein Durchlauf- oder Interimskonto buchen und später zuordnen
Rücklastschrift	Zahlung stornieren und den ursprünglichen offenen Posten wiederherstellen

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Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Fehlerbild	Ursache	Lösung
Datei wird nicht erkannt	Falsches Importformat oder nicht konforme Bankdatei	Format im Hausbankkonto und die Datei der Bank prüfen
Zeilen werden nicht zugeordnet	Externe Bankcodes fehlen oder sind falsch verknüpft	Zuordnungen unter Externe Bankcodes ergänzen
Falscher Geschäftspartner	Abgleichskriterien sind zu unspezifisch	Suchrunden präzisieren und eindeutige Referenzen verwenden
Chronologiefehler	Auszüge wurden in falscher Reihenfolge importiert	Import korrigieren und die Auszüge chronologisch einspielen
Saldo stimmt nicht	Eröffnungssaldo fehlt oder ist falsch	Saldo prüfen und die Korrektur mit dem Steuerberater abstimmen

Häufig gestellte Fragen

Muss die Kontoauszugsverarbeitung in SAP Business One erst aktiviert werden?

Ja. Die Funktion wird unter Administration → Systeminitialisierung → Firmendetails → Buchhaltungsgrundlagen aktiviert. Erst danach steht der entsprechende Menüpunkt im Bankenwesen zur Verfügung.

Welches Format sollte man heute verwenden – MT940 oder camt.053?

camt.053 ist der aktuelle ISO-20022-Standard und sollte bei neuen Anbindungen bevorzugt werden. Ob MT940 weiterhin angeboten wird, hängt von der Hausbank ab. camt.053 stellt strukturiertere Daten für den automatischen Abgleich bereit.

Was passiert mit nicht zuordenbaren Zahlungen?

Die Transaktion kann zunächst auf ein Durchlauf- oder Interimskonto gebucht werden. Sobald der richtige Beleg feststeht, erfolgt die Zuordnung über die interne Abstimmung.

Kann eine fehlerhafte Abstimmung rückgängig gemacht werden?

Ja. Interne und externe Abstimmungen lassen sich in den jeweiligen Abstimmungsmodulen zurücksetzen. Die ursprüngliche Buchung bleibt erhalten; der offene Posten wird wieder sichtbar.

Noch offene Fragen zur Kontoauszugsverarbeitung?

Ob Bankcode-Zuordnung, Abgleichskriterien oder Wechsel zu camt.053: Wir helfen Ihnen, die Kontoauszugsverarbeitung sauber einzurichten und Fehler gezielt zu beheben.